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FachbeitragUmsetzung der TRGS 440

Mehr Sicherheit am Arbeitsplatz durch ChemA
Fachbeitrag: Umsetzung der TRGS 440

Doris Heathman*) und Dr. Klaus Dettmer**)

  1. Forschungszentrum Karlsruhe, E-Mail: heathman@iwr.fzk.de

  1. Forschungszentrum Karlsruhe, E-Mail: dettmer@hs.fzk.de

Das Führen des gesetzlich vorgeschriebenen Gefahrstoffverzeichnisses kann jetzt deutlich erleichtert werden. Der im Forschungszentrum Karlsruhe entwickelte ChemieAssistent (ChemA) bildet ein Beispiel für eine gelungene Einbindung eines Systems in eine vorhandene komplexe Infrastruktur, das die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben mit wenig Aufwand für den laufenden Betrieb ermöglicht.


Obwohl das Gefahrstoffverzeichnis ein wirksames Instrument für den Arbeitsschutz in allen Bereichen mit Chemikalienumgang bilden kann, stellt es sich in den meisten Betrieben des Mittelstandes als ein „ungeliebtes Kind“ dar. Dies liegt häufig darin begründet, dass die Daten in den üblicherweise genutzten Softwarelösungen (Standard-Software „Tabellenkalkulation“ oder käufliche, isolierte Datenbanklösungen) mühsam händisch eingegeben und gepflegt werden müssen.

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Das Programm ChemieAssistent (ChemA) ist eine Softwarelösung, welche die ohnehin im Unternehmen bei der Beschaffung von Chemikalien anfallenden Daten zum Aufbau des Gefahrstoffverzeichnisses nutzt. Außerdem vereinfacht es die Inventarisierung von Stoffen mit komplexen Bezeichnungen durch einen besonderen Mechanismus und bietet ein ausgefeiltes Konzept zur Sicherung der Datenqualität.

Rechtlicher Hintergrund

Werden innerhalb eines Unternehmens Chemikalien oder Betriebsmittel mit gefährlichen Eigenschaften verwendet, so bedeutet dies automatisch, dass ein Gefahrstoffverzeichnis zu führen ist, das jederzeit einer behördlichen Prüfung standhält. Diese Forderung ergibt sich aus dem deutschen Chemikalienrecht, das die wesentlichen Regelungen für den Schutz der Beschäftigten vor Gefahren durch Stoffe am Arbeitsplatz vorgibt. Die Gefahrstoffverordnung, eine Rechtsvorschrift, die hier eine Schlüsselstellung einnimmt, enthält eine detaillierte Aufstellung der Pflichten eines Unternehmers, in dessen Betrieb mit Chemikalien umgegangen wird. Beispielsweise hat der Arbeitgeber zu ermitteln, ob die Beschäftigten durch Stoffe gefährdet sind, und dafür zu sorgen, dass nur Stoffe mit möglichst wenigen gefährlichen Eigenschaften eingesetzt werden. Außerdem müssen Sicherheitsinformationen am Arbeitsplatz zugänglich und Betriebsanweisungen vorhanden sein sowie die Beschäftigten unterwiesen werden.

Das betriebliche Gefahrstoffverzeichnis spielt in diesem Zusammenhang eine zentrale Rolle. Inhalt und Aufbau des Verzeichnisses legt die Technische Regel für Gefahrstoffe (TRGS) 440 fest. Es stellt die Verknüpfung zwischen stoffbezogenen Daten (die aus chemischen, physikalischen und toxikologischen Stoffeigenschaften resultierende Einstufung und Kennzeichnung eines Stoffs) und Informationen über den Ort des Umgangs mit Stoffen innerhalb des Betriebs dar.

Umsetzung im Unternehmen

Auf welche konkrete Weise die Realisierung des Gefahrstoffverzeichnisses erfolgt, ist dem Unternehmen freigestellt. Meist starten Firmen mit Excel-Tabellen oder vergleichbarem und geraten fast zwingend in eine Sackgasse. In der betrieblichen Praxis wird schnell erkennbar, dass nur eine vernetzte intelligente Lösung der Aufgabe gerecht werden kann.

Heute liegen in einem Unternehmen bereits viele Informationen in elektronischer Form vor, die sich direkt für den Aufbau des Gefahrstoffverzeichnisses nutzen lassen. Werden beispielsweise Bestell- und Wareneingangsdaten integriert, so reduziert sich der zeitliche und personelle Aufwand für das Führen des Gefahrstoffverzeichnisses und die Datenkonsistenz wird deutlich erhöht.

Auch empfiehlt es sich, gleich zu Beginn eine Lösung zu etablieren, die das zukünftige „Globally Harmonized System of Classification and Labelling of Chemicals“ (GHS) integriert. GHS wird unaufhaltsam eine komplette Änderung der Kennzeichnung sowie neue Phrasen zur Beschreibung der Gesundheitsgefahren, die von Stoffen ausgehen, fordern. Dies wird natürlich auf alle bisher geführten Gefahrstoffverzeichnisse drastische Auswirkungen haben und einen erheblichen Aktualisierungsaufwand nach sich ziehen.

Sicherheitsbetrachtungen für das Unternehmen

Das Gefahrstoffverzeichnis kann Synergieeffekte auslösen, wenn es sich im Rahmen einer unternehmensweiten Struktur nutzen lässt: durch die Beschäftigten vorort, die Führungskräfte in allen Ebenen sowie die Stabstellen. Es kann die Grundlage für die Gefährdungsbeurteilung von Arbeitsplätzen bilden und Sicherheitsfachkräfte sowie Verantwortliche im Arbeitsschutz bei ihren Aufgaben unterstützen. In einer elektronischen Nutzerhierarchie sollten letztere eine übergeordnete Stellung einnehmen. Sie müssen in die Lage versetzt sein, sich auf Knopfdruck einen Überblick über Chemikalienbestände aller Arbeitsbereiche des Unternehmens zu verschaffen, dürfen dabei aber keine Mengen oder Inhalte verändern können.

Durch die Recherchierbarkeit von Gefahrstoffeigenschaften verknüpft mit Orts- und Mengeninformationen, können bereits manche Fragen zum Gesundheits- und Umweltschutz direkt beantwortet werden. Hier zwei Beispiele:

  • Der Werksarzt möchte die potenzielle Gesundheitsgefährdung an einem Labor-Arbeitsplatz bewerten und entscheiden, ob eine schwangere Frau dort arbeiten darf.
  • Die Feuerwehr informiert sich über die Stoffe, die sich in den einzelnen Bereichen des Unternehmens befinden und entwickelt und aktualisiert darüber ihre Einsatzpläne.

Stets aktuelle Sicherheitsdatenblätter

Der Hersteller oder Vertreiber eines Stoffes oder einer Zubereitung muss das nach europäischem Recht vorgeschriebene Sicherheitsdatenblatt mit den Informationen über die möglichen gefährlichen Eigenschaften zur Verfügung stellen. Dies geschieht üblicherweise in Papierform bei der Lieferung oder online im Internet. Der Anbieter ist rechtlich verpflichtet, die Informationen auf dem aktuellen Stand zu halten.

Ein Gefahrstoffverzeichnis, das sowohl in der Lage ist, die Sicherheitsdatenblätter des Herstellers durch direkte Verlinkung sofort anzuzeigen als auch einzelne Datenfelder des Herstellers recherchierbar zu integrieren, hat einen entscheidenden Vorteil: Der Aufwand zur Pflege der sicherheitsrelevanten Daten vermindert sich, die Qualität der Daten wird nicht durch Zwischenschritte mit händischer Eingabe eingeschränkt. Ein Unternehmen profitiert von der Verpflichtung des Herstellers, die Daten der aktuellen Rechtslage anzupassen.

Datensicherheit: Übernahme validierter Werte

Erhebliche Vorteile bietet ein System, das direkt mit dem Bestellvorgang und der Wareneingangsbuchung eines kaufmännischen Datensystems verknüpft ist. Ein Bestellvorgang erzeugt einen Datensatz mit einer eindeutigen Artikelnummer, dem korrekten Produktnamen, der Bestellmenge, dem Lieferanten und möglicherweise auch dem innerbetrieblichen Warenempfänger. Es bietet sich an, Bestellungen und Wareneingänge in ihrer Eigenschaft als validierte Datensätze direkt in die Gefahrstoffdatenbank zu übernehmen.

Sichere Inventarführung

Der Kern des Gefahrstoffverzeichnisses bildet das Inventar. Es sollte durch die Beschäftigen am besten vor Ort erfasst und aktualisiert werden. Eine personalisierte Sicht des jeweiligen Nutzers auf „seine eigenen Daten“ erleichtert den Überblick. Die erforderliche Eingabetätigkeit reduziert sich auf ein Minimum, indem alle verfügbaren Daten in das Benutzer-Interface eingestellt werden. Eine wissensunterstützte, interaktive Eingabe sowie Plausibilitätsprüfungen vor dem Speichern der Daten erhöhen die Datenkonsistenz.

Nachdem ein Datensatz neu eingegeben oder verändert wurde, sollte ihn der Nutzer im Zusammenhang gezeigt bekommen. Erst nach expliziter Zustimmung erfolgt die Speicherung der Daten. Mit diesem Konzept kann auch Personen, die das Programm nur unregelmäßig nutzen, die Angst vor Eingabefehlern genommen und damit letztlich die Akzeptanz erhöht werden.

Gefahrstoffbörse

Eine integrierte Gefahrstoffbörse ermöglicht die Deckung eines spontanen Bedarfs im Rahmen der Gesamtvorräte eines Betriebs. Sie sollte so aufgebaut sein, dass alle Stoffe zur Recherche im Unternehmen freigegeben werden können, gleichzeitig aber der Schutz persönlicher Daten gewährleistet wird.

Nach einer erfolgreichen Suchabfrage, kann der Kontakt zwischen den Kollegen auf Wunsch mittels einer E-Mail hergestellt werden. Sind Artikelnummer und Produktname bereits in einem vorformulierten Text enthalten, lassen sich Fehler und Missverständnisse ausschließen.

Mehr Sicherheit durch ChemA

Sehr effizient wird das gesetzlich vorgeschriebene Gefahrstoffverzeichnis mit dem Gefahrstoffmanagement- und Informationssystem ChemA aufgebaut. ChemA unterstützt bei der Verwaltung von Chemikalien und Gefahrstoffe während der gesamten Verweildauer im Unternehmen. Die webbasierte Software greift auf eine Datenbank zu, die nur die wirklich notwendigen firmenrelevanten Daten enthält. Das Interface zum Benutzer wurde kompakt und übersichtlich gestaltet und unterstützt die in diesem Artikel beschriebenen Features.

ChemA verwendet alle bereits vorhandenen digitalen Daten, um die Stoffströme der Chemikalien zu erfassen. Dadurch reduziert sich die manuelle Eingabe auf das Minimum. Wissensbasierte Prüfungen erhalten die Konsistenz der Daten.

IT-Komponenten

Je nach Unternehmensgröße, Anzahl der potentiellen Benutzer und Zahl der verwendeten Stoffe ändern sich die technischen Voraussetzungen für eine Installation. Wichtig ist das Einpassen in die bestehende IT-Landschaft.

Für ChemA wird ein zentraler Datenbank- sowie ein Web-Server benötigt, der mit heutigen Techniken auch virtualisiert sein kann, ohne zu starke Performance-Einbußen in Kauf nehmen zu müssen. An den Arbeitsplätzen innerhalb des Unternehmens genügt ein Web-Browser.

Für die Zugangskontrolle reicht das betriebsinterne Anmeldeverfahren für PCs aus. Alternativ kann die Anmeldung über die Berechtigung bei der Datenbank erfolgen. Die Benutzerrechte sind in unterschiedlichen Rollen, die auch selbst neu definiert werden können, hinterlegt. Zur Beispielgröße einer Datenbank siehe Tab. 1.

Referenzinstallation

Das Datenbankprogramm ChemA wurde zunächst für das Forschungszentrum Karlsruhe entwickelt. Seit seiner Realisierung vor drei Jahren hat es sich im Einsatz bewährt. 40 Institute mit sehr unterschiedlichen Workflows verwalten heute ihre Stoffe mit dieser Applikation. Eine ausschließliche Publikation im Intranet sowie eine Vergabe von strukturierten, personalisierten Zugangsrechten gewährleistet die Datensicherheit.

Fazit

Dieses Gefahrstoffmanagement-System (siehe auch www.fzk.de/ChemA) verwendet alle bereits vorhandenen digitalen Daten, um die Stoffströme der Chemikalien zu erfassen – von der Bestellung, über die Lieferung, die innerbetriebliche Verteilung, den Verbrauch und schließlich bis zum Abfall. Der Detaillierungsgrad ist frei wählbar. Bei diesem Konzept wird der Aufwand minimiert und der Nutzen maximiert.

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