Digitalisierung im Prüflabor

Software unterstützt QM und Unternehmensprozesse

Das Labor Labtech Prüfungsgesellschaft führt physikalische und chemische Untersuchungen hinsichtlich verschiedener gesetzlicher Vorgaben für Kunden der Mode- und Textilbranche durch. Um diesen Anforderungen nachzukommen, hat das Prüflabor seine gesamte QM-Dokumentation sowie wichtige Prozesse mit der Software „roXtra“ digitalisiert.

Bei Labtech werden über 3 000 Dokumente mit der QM-Software „roXtra“ verwaltet, gelenkt und ausgeführt. © Labtech Prüfungsgesellschaft

Die Qualität von Stoffen und insbesondere die textile Schadstofffreiheit spielen eine immer wichtigere Rolle. Hersteller, Importeure und Händler aus den Bereichen der Textil- und Bekleidungsindustrie sowie Bedarfsgegenstände sind angehalten, die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben transparent darzustellen. Darunter fällt neben dem Verbot bestimmter Substanzen auch die entsprechende Kennzeichnung der Produkte. Hier ist ein transparentes und nachvollziehbares Qualitätsmanagement gefragt. Die Labtech Prüfungsgesellschaft mbH ist ein durch die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) nach DIN EN ISO/IEC 17025 akkreditiertes Labor und unterstützt seine Kunden dabei, alle relevanten gesetzlichen Richtlinien in Bezug auf Qualität und Schadstoffverordnungen zu erfüllen.

Um innerhalb des eigenen Qualitätsmanagementsystems die Norm ISO/IEC 17025 abbilden zu können und den Mitarbeitern, beispielsweise für Inspektionen und Prüfungen beim Kunden vor Ort, standortunabhängigen Zugriff auf sämtliche QM-Dokumente zu gewähren, hat Labtech seit August 2018 die Software Roxtra im Einsatz und darüber die gesamte Dokumentation digitalisiert. Über 3 000 Dokumente werden inzwischen über das System verwaltet und gelenkt. Neben der QM-Dokumentation bildet das Prüflabor über 20 Prozesse aus verschiedenen Unternehmensbereichen digital über das Modul Roxtra Prozesse ab – von der Verifizierung von Prüfverfahren über die Wartung der Prüfgeräte bis hin zum Beschwerde- und Maßnahmenmanagement. Die Dokumente sowie die Prozesse sind dabei strikt nach den jeweiligen Abteilungen und Bereichen des Labors getrennt. 

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Digitale Prozesse für sichere Prüfverfahren
Das Ziel der Einführung und Nutzung von Roxtra war es, weitestgehend papierlos zu arbeiten und sowohl die QM-Dokumentation als auch die Kernprozesse elektronisch abzubilden. So führte Labtech neben der digitalen Dokumentenlenkung mit Roxtra kurz darauf auch das Modul „roXtra Prozesse“ für ein automatisiertes Prozessmanagement ein.

Mehr als 20 Prozesse bildet Labtech derzeit mit dem Modul „Roxtra Prozesse“ ab. © Labtech Prüfungsgesellschaft

Das Unternehmen nutzt das Roxtra-Modul u.a. für Prozesse, die ein präventives Vier-Augen-Prinzip benötigen und unterschiedliche Normpunkte der DIN EN IO/IEC 17025 abdecken müssen. Darunter fallen beispielsweise Verifizierungen von Prüfverfahren, Zwischenprüfungen zur Einhaltung der Validität von Ergebnissen, die Laborkommunikation oder auch Protokolle für Wartungen und Reparaturen. Darüber hinaus bildet Labtech auch sein Beschwerde- und Maßnahmenmanagement über das Modul ab.

Wie bei der QM-Dokumentation sind auch die Prozesse des Prüflabors nach den jeweiligen Abteilungen und Bereichen im Roxtra-System getrennt angelegt. Die Umsetzung von einzelnen Prozessen wurde in gemeinsamer Arbeit des Qualitätsmanagements mit den Laboranten, die tagtäglich mit den elektronischen Prozessen und Formularen arbeiten, durchgeführt, so dass das Unternehmen unterschiedliche Anforderungen der DIN EN ISO/IEC 17025 nun digital darstellen und lösen kann. „Durch die einfache Verwendung von vorgegebenen Formularfeldern und Tasks lassen sich Prozesse einfach und schnell in Roxtra umsetzen. Natürlich durften die Anforderungen gegenüber der Norm nicht außer Acht gelassen werden. Daher wurde vor Verwendung eines elektronischen Prozesses dieser normkonform gegenüber der DIN EN ISO/IEC 17025 verifiziert. Aktuell haben wir so über 20 digital hinterlegte Prozesse in Roxtra“, berichtet Friederike Windhaus, Qualitätsmanagementbeauftragte und Auditorin für Qualität bei Labtech.

Die Veränderungen und Fortschritte machten sich durch eine erhebliche Zeitersparnis bei den Labtech-Mitarbeitern bemerkbar. Von jeder Stelle innerhalb des Labors kann nun ein Vorgang digital gestartet werden. Die Aufgaben innerhalb der Prozesse werden dabei genau beschrieben, so dass die Umsetzung und Bearbeitung einfach erfüllt werden kann. Durch die Digitalisierung der Kernprozesse erhalten die verantwortlichen Mitarbeiter der entsprechenden Bereiche umgehend ihre Aufgaben und können diese schnell bearbeiten und lösen. „Aufgrund der digitalen Gestaltung hat sich der Durchsatz vieler normrelevanter Umsetzungen gesteigert. Das bestätigt sich auch durch die vielen positiven Rückmeldungen unserer Mitarbeiter. Für unsere Geschäftsleitung war insbesondere das papierlose Arbeiten ein prägnanter Vorteil an dem Modul Roxtra Prozesse. Darüber hinaus können den Mitarbeitern nun ganz gezielt ihre Aufgaben zugeteilt werden, dadurch konnten Fehler im Laboralltag merklich reduziert werden. Die Digitalisierung unseres Qualitäts- und Prozessmanagements ist für uns ein enormer Qualitätsschritt“, teilt Windhaus mit.

Quelle: Roxtra

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