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Digitale Transformation

LIMS erfolgreich implementieren

Was bei der Implementierung von Labor-Informations- und Management-Systemen helfen und Zeit sparen kann, beschreibt die Autorin von Thermo Fisher Scientific in ihrem Artikel.

© TippaPatt/Shutterstock.com
Unternehmen, die im Zuge ihrer digitalen Transformation Labor-Informations- und Management-Systeme (LIMS) implementieren, haben oft ehrgeizige Zeitpläne und Ziele im Hinblick auf den Return on Investment (ROI). So wird großer Aufwand betrieben, um alle Beschaffungsoptionen zu prüfen. Die Projektbeteiligten werden versammelt, um den Umfang und die Anforderungen an das gewünschte LIMS zu definieren. Oftmals werden auch externe Berater oder Gutachter hinzugezogen, die mehrere Optionen ins Spiel bringen. Schon das Auswahlverfahren kann Monate dauern, ganz zu schweigen von der Zeit für die Erstellung der Investitionsbegründung, falls ein Budgetantrag gestellt werden muss.

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass sie aus der Vielzahl der angebotenen Lösungen die richtige auswählen? Der Umstand, dass ein LIMS bereits erfolgreich im Einsatz ist, kann zumindest als wichtiges Indiz für ein starkes Produkt und ein erfahrenes Serviceteam für den Produktsupport gewertet werden. Das wertvolle Fachwissen sollte man nutzen. Ein guter Implementierungsleiter wird ausgehend von der Erfahrung mit anderen, ähnlichen Projekten beraten und zum Projekterfolg führen. Jeder kennt sein Unternehmen und hat bestimmte Vorstellungen davon, was die Software leisten soll, aber erfahrene Projektleiter haben im Rahmen ihrer Tätigkeit mehrfach beobachtet, wie andere, oftmals international tätige Unternehmen ganz ähnliche Herausforderungen angegangen sind und können daher Best Practices vorschlagen. Viele LIMS-Anbieter leisten bei Bedarf beratende Unterstützung bei der Projektplanung. So können Interessierte Hand in Hand mit Experten arbeiten, die sowohl über Erfahrung in der LIMS-Implementierung als auch über breitgefächerte Branchenkenntnisse verfügen. Hier hilft es auch, offen für Neues zu sein: Denn kleine Änderungen an bestehenden Prozessen können unter Umständen viel Zeit und Geld einsparen, das Projektrisiko reduzieren und vielleicht sogar zur Prozessoptimierung beitragen.
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Faktor Zeit

Zweifelsohne ist der Auswahlprozess wichtig, aber viele Unternehmen übersehen, dass die Entscheidung für ein System nur die Spitze des Eisbergs ist. Nicht weniger wichtig ist es, das Projekt mit den richtigen Ressourcen auszustatten, um den Erfolg der Implementierung zu gewährleisten. Jedes Projekt bedeutet Zeitaufwand sowohl auf Seiten des Anbieters als auch in Form von Mitarbeiterstunden beim Kunden. Dabei ist die Einbindung der richtigen internen Ressourcen maßgeblich für das Gelingen des Projekts. Je intensiver die Zusammenarbeit, desto schneller wird das Projekt erfolgreich sein, und desto früher profitiert das Unternehmen vom Ergebnis.

Die Implementierung kann mit erheblichem Zeitaufwand verbunden sein. Daher stellt sich die Frage, wie sich diese Zeitspanne verkürzen lässt, um die Kosten im Rahmen zu halten und so schnell wie möglich in den Genuss der Vorteile einer neuen Lösung zu kommen. Einige Anbieter haben branchenspezifische Lösungspakete geschnürt, die den Implementierungs- und Validierungsprozess beschleunigen sollen. Diese umfassen für gewöhnlich vorkonfigurierte Funktionen und Optionen, die aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen standardisiert oder als Best Practice in der Branche etabliert sind. Auch Standard-Workflows, wie sie in den Labors weithin zur Anwendung kommen, sind üblicherweise ohne zusätzliche Anpassungen einsatzbereit eingerichtet. Solche Vorkonfigurationen und Ausgangsdaten reduzieren den Umfang kundenspezifischer Anpassungen der Software, die nicht nur Entwicklungszeit benötigen, sondern auch die zukünftige Systempflege komplexer und teurer machen können. Bei weniger stark individualisierten LIMS sind Supportleistungen und Aktualisierungen zu gegebener Zeit wesentlich einfacher zu realisieren.

Validierung des Systems

Jedes LIMS, ob in der Wirtschaft oder Forschung, muss für den Einsatz in einer regulierten Umgebung validiert werden. Ein „vorvalidiertes“ LIMS gibt es leider nicht – jede Software, die im regulierten Umfeld eingesetzt wird, erfordert ein gewisses Maß an Installations-, Operations- und Performance-Qualifizierung (IQ, OQ, PQ) und muss speziell auf die jeweiligen Prozesse und Produkte abgestimmt sein. Erfreulicherweise stellt die Validierung das größte Potenzial für Zeit- und Kosteneinsparungen bei der LIMS-Einführung dar. Entwickler von branchenspezifischen Lösungen oder Accelerator Kits für die Implementierung bieten Dokumentation, Skripte, Leitfäden und Unterstützung, um den Prozess so weit wie möglich zu beschleunigen.

Die Unternehmen können sich im Hinblick auf die Validierung für einen „risikobasierten Ansatz“ entscheiden. Hierbei wird eine Risikobewertung für die Stammdaten durchgeführt und im Anschluss der erforderliche Prüfumfang vereinbart, je nachdem, ob ein geringes, ein mittleres oder ein hohes Risiko festgestellt wurde. Die Anbieter können Standard-OQ-Skripte, vorausgeführte OQ-Skripte für branchenspezifische Funktionen, Skriptvorlagen für OQ und PQ sowie konfigurierte Installationskits für das System und IQ-Skripte liefern. Derartige Paketlösungen für die Validierung können den Zeitaufwand für die OQ um 90 Prozent und für die PQ um 50 Prozent reduzieren. Auch unter diesem Gesichtspunkt empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem Anbieter, der bereits Erfolge der betreffenden Branche nachweisen kann.

Integrationen mit großer Wirkung

Selbst im Zeitalter der digitalen Transformation ist die Integration noch nicht laborübergreifend optimiert. Mit den richtigen Schnittstellen lassen sich große Effizienzgewinne realisieren, aber natürlich muss nicht das gesamte Labor auf einmal vernetzt werden. Eine Überlegung wert sind Integrationen mit großer Wirkung, z. B. die Anbindung an andere Unternehmenssysteme wie Chromatographie-Datensysteme (CDS). Die Integration von CDS und LIMS fördert die Datenintegrität und reduziert manuelle Prozesse erheblich. Chromatographieläufe können praktisch vollständig aus dem LIMS heraus gesteuert werden, so dass der Systemwechsel im Arbeitsablauf entfällt. Das bedeutet nicht nur die Einsparung von kostbarer Zeit, sondern auch geringeren Schulungsaufwand. Für produzierende Unternehmen z. B. kann die Anbindung des LIMS an ein Prozessinformationsmanagementsystem (PIMS) die Produktfreigabe deutlich vereinfachen: Durch die direkte Übernahme der QS-Ergebnisse aus dem LIMS in das PIMS zur Bestätigung der Konformität können Chargen direkt freigegeben werden.

Auch Instrumente mit komplexen Datenausgaben oder solche, die besonders intensiv genutzt werden, bergen großes Potenzial für die Integration. Die Implementierung branchenspezifischer LIMS-Lösungen umfasst in der Anfangsphase meist „elementare“ oder besonders „effektive“ Integrationen. So konzentriert sich der anfängliche „Go-Live“ zunächst auf die wesentlichen Elemente. Es sind aber durchaus weitere Integrationen möglich, sobald die Lösung den angestrebten Nutzen abwirft.

Für wissenschaftliche Einrichtungen, die eine digitale Transformation in Betracht ziehen, gehört ein LIMS zu den ersten sinnvollen Schritten. Eine bewährte Lösung mit branchenspezifischen Konfigurationen und einem Validierungspaket, das durch ein erfahrenes Implementierungsteam unterstützt wird, reduziert erfahrungsgemäß den Zeit- und Kostenaufwand für die Implementierung erheblich.

AUTORIN
Nicola Gardner
Marketing Manager, Digital Science
Thermo Fisher Scientific
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