Dokumentationssoftware SegoSoft

Hygienedokumente automatisch erstellen

Leider nimmt das Erfassen aller wichtigen Prozessdaten, z.B. bei einer Sterilisation, viel Zeit in Anspruch und ist somit ein nicht zu vernachlässigender Kostenfaktor. Eine Effizienzsteigerung beim Dokumentationsprozess ist deswegen nur durch den direkt geschützten elektronischen Transfer der Daten möglich. Hierzu eignet sich die hier vorgestellte Dokumentationssoftware SegoSoft.

Das Arbeiten im Labor, sei es in Forschungsinstituten, in der Biotechnologie, an Universitäten oder in Sicherheitslabors, erfordert stets ein Höchstmaß an Sicherheit und Sorgfalt. Diese verantwortungsbewusste Tätigkeit wird am sichersten durch eine detaillierte schriftliche Erfassung eines jeden einzelnen Arbeitsschrittes bewerkstelligt. Denn generell lässt sich sagen: Was nicht dokumentiert ist, wurde nicht gemacht und lässt sich nicht beweisen! Dies gilt bei einer Begehung durch Inspektoren und besonders in einer gerichtlichen Auseinandersetzung.

Um den Schutz von Mensch und Umwelt zu gewährleisten, wird zurecht das Thema „Hygiene“ in jedem Labor großgeschrieben. Auch hier trägt die Dokumentation zu einer klaren Transparenz bei. Die Dokumentationssoftware SegoSoft sammelt, verwaltet und archiviert automatisch die Daten des Sterilisators mit einem Höchstmaß an Datensicherheit. Die bevollmächtigte Person muss lediglich das Gerät sachgerecht bestücken und das entsprechend benötigte Programm starten. SegoSoft registriert selbsttätig den Beginn eines gestarteten Sterilisationsprogramms und zeichnet so die chargenbezogenen Prozess- und Gerätedaten automatisch manipulationsgeschützt auf. Wird das Programmende erreicht, fordert die Software den Benutzer über einen am Bildschirm erscheinenden Freigabedialog auf, die Freigabe für die abgeschlossene Sterilisation zeitnah zu bearbeiten.

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Nach der Freigabe werden die Hygienedokumente mit der fortgeschrittenen digitalen Signatur der bearbeitenden Person versehen, automatisch in das für die Langzeitarchivierung geeignete PDF/A -1-Format umgewandelt und digital archiviert. Dadurch ist sichergestellt, dass nur autorisiertes Personal den Sterilisationsprozess und die Beladung freigeben kann.


Anbindung an über 200 Gerätetypen möglich

Mit der digitalen Signatur wird durch den Gesetzgeber das Ziel verfolgt, eine öffentlich überprüfbare und sichere Signierungsmethode zu schaffen, mit der eine Person befugt ist, auf elektronischem Wege Daten zu unterzeichnen. Damit ist sowohl die Echtheit der Prozessdaten als auch die Identität der freigebenden Person nach öffentlichen Standards vor Gericht einwandfrei überprüfbar. Mit der Umwandlung der Daten in das PDF/A-1-Format wird die Wiedergabe der Hygienedokumentation nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist problemlos ermöglicht, unabhängig von der verwendeten Software-Version.

SegoSoft verfügt über eine einfache Anbindung an über 200 verschiedene Aufbereitungsgeräte. Sie unterstützt alle gängigen Hersteller und Systeme. Auf der Internet-Seite http://www.segosoft.info gibt es eine detaillierte Liste unterstützter Sterilisatoren und Desinfektoren.

SegoSoft ist übrigens auch als vollständig CFR 21 Part 11 konforme Version verfügbar.

Manfred Korn

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