Unternehmen führen zahlreiche Veranstaltungen durch - zum Beispiel Weihnachtsfeiern, Neujahrsempfänge und Händlertagungen. Entsprechend hoch sind meist nicht nur die Kosten, sondern auch die Einsparmöglichkeiten - ohne dass die Qualität sinkt.
Für Veranstaltungen, auch "Events" genannt, geben Unternehmen beachtliche Summen aus. Häufig "eingekaufte" Veranstaltungen sind Betriebsfeste wie Weihnachtsfeiern und Neujahrsempfänge sowie Händlertagungen. Entsprechend hoch sind die Kosten.
Deshalb fragt sich laut Dr. Bernhard Höveler, Geschäftsführer der Einkaufsmanagementberatung Höveler Holzmann Consulting, Düsseldorf, manch Unternehmen in wirtschaftlich eher schwierigen oder unsicheren Zeiten: Sollen wir auf unser Betriebsfest verzichten? Oder: Sollen wir unsere Neujahrstagung für unsere Händler oder Kunden dieses Jahr mal ausfallen lassen? Ein solcher Verzicht ist laut Höveler meist schwierig, weil die Veranstaltungen in der Regel Firmentradition sind. "Deshalb geht von ihrer Streichung eine negative Signalwirkung aus - nach innen und nach außen."
Die Kosten, aber nicht die Qualität senken
Stattdessen sollten sich, so Höveler, Unternehmen lieber fragen: Wie können wir die Veranstaltungen "preiswerter" einkaufen? Denn hier ruhen in der Regel beachtliche Einsparpotenziale - insbesondere bei Unternehmen, die mit dem Planen und Organisieren der Events externe Agenturen beauftragen, weil sie selbst keine Veranstaltungsspezialisten beschäftigen.
Möchte ein Unternehmen "Events preiswerter einkaufen", dann muss es laut Höveler zunächst die "5 W's" des Einkaufs kennen: WER kauft WAS von WEM zu WELCHEM Preis in WELCHER Menge? Sein Tipp: "Sichten Sie die Rechnungen der bisherigen Veranstaltungen, und ordnen Sie deren Einzelposten den verschiedenen Gewerken wie Technik, Kreativ-Dienstleistungen und Catering zu." So gewinnen die Unternehmen einen Überblick über das Einkaufsvolumen und ein Gespür dafür, wo Einsparpotenziale ruhen.
Wenn ein Betrieb die fünf W¿s kennt, kann er ebenso viele Hebel ansetzen, um ohne Qualitätsverlust die Kosten der "Events" zu reduzieren.
Hebel 1: Verzicht auf eine "Full-Service-Anbieter".
Fast alle Eventagenturen arbeiten laut Höveler nach dem "Alles aus einer Hand"-Prinzip. Und diesen "Full-Service" lassen sie sich bezahlen. Sein Tipp: "Kaufen Sie nicht alle Gewerke bei einem 'Generalunternehmer' ein. Das senkt die Kosten."
Viele Firmen scheuen diesen Schritt. Denn sie befürchten: Dann verläuft unsere Veranstaltung nicht reibungslos. Mit einer Spezifikationsoptimierung - also einer genauen Definition dessen, was der Betrieb braucht - lassen sich Probleme vermeiden.
Hebel 2: Bedarfsorientiert "Experten" hinzuziehen.
Bei erfolgskritischen Gewerken wie der Veranstaltungstechnik können Betriebe zum Spezifizieren ihres Bedarfs unabhängige Experten hinzuziehen. Der Vorteil für das Unternehmen: Es ist nicht mehr auf eine Full-Service-Agentur angewiesen. Und: Es kann die Gewerkelieferanten selbst beauftragen, so dass das "Handling Fee" der Agentur entfällt.
Hebel 3: Mit wenigen guten Lieferanten kooperieren.
Viele Unternehmen kaufen Veranstaltungsleistungen mal bei diesem, mal bei jenem Lieferanten ein. Hövelers Tipp: "Bündeln Sie das Einkaufsvolumen und bauen Sie einen Lieferantenpool auf. Denn je größer das Einkaufsvolumen ist, umso leichter können Sie Rabatte vereinbaren."
Hebel 4: Auch intern die Preise vergleichen.
Oft kaufen in Betrieben mehrere Abteilungen ähnliche Veranstaltungsdienstleistungen ein - zu verschiedenen Preisen. Hövelers Tipp: "Führen Sie deshalb auch interne Preisvergleiche durch. Mit ihnen lassen sich oft 'Quick Wins' erzielen."
Hebel 5: "Koordinationsagentur" beauftragen.
Angenommen Ihrem Betrieb fehlt das nötige Personal, um den Einkauf der Leistungen zu koordinieren. Dann können Sie diese Aufgabe auch einer externen "Koordinations-Agentur" übertragen. Diese betreut dann als "Treuhänder" das Erstellen der Spezifikationen durch externe Experten und das Ausschreiben der Gewerke. Wichtig: Die "Koordinations-Agentur" darf nicht zugleich Gewerke-Lieferant sein. Sonst sind Interessenkonflikte vorprogrammiert.
Andreas Lutz
