Mit 5-S zu mehr Effizienz im analytischen Labor

Geht es Ihnen auch oft so, dass sie dringend ein Gerät benötigen, es aber nicht finden? Platzen Ihre Laborschränke auch aus allen Nähten und eigentlich haben Sie überhaupt keinen Platz, um vernünftig und effektiv zu arbeiten? Vielleicht ist es an der Zeit sich Gedanken über eine Methode zur Arbeitsplatzorganisation zu machen. Kennen Sie eigentlich 5-S?

5-S ist ein Tool des Kaizens und soll helfen, Prozesse und Arbeitsplätze systematisch zu optimieren. Dabei steht 5-S für Sortieren, Systematisieren, Sauberkeit und Ordnung, Standardisieren und Selbstdisziplin halten (seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke).

Zunächst wird der eigene Arbeitsplatz unter die Lupe genommen. Haben Sie nur Materialien und Gegenstände an Ihrem Arbeitsplatz, die Sie für die tägliche Arbeit benötigen? Oder gehören Sie zu den Laboranten, die alles hamstern, was sie zwischen die Finger bekommen? Es liegt nahe, dass ein gut sortierter Arbeitsplatz einem das Leben wesentlich erleichtern kann und erwiesenermaßen zu Zeitersparnis führt. Dinge, die Sie nicht täglich benötigen, haben am Arbeitsplatz auch nichts zu suchen. Unter dem Stichwort Systematisieren versteht man, dass die Dinge, die eben nicht täglich benötigt werden, zentral gelagert werden sollen, z.B. benötigt nicht jeder Laborant Rundfilter an seinem Arbeitsplatz. Sie können in einem Schrank oder einer Schublade zentral aufbewahrt werden, so dass jeder, der dieses Arbeitsmaterial benötigt, auch problemlos Zugriff darauf hat. Alle Arbeitsmittel haben einen fest zugewiesenen Platz. Im Grunde macht man dies zu Hause auch: Möchte man den Autoschlüssel nicht jeden Morgen suchen, legt man ihn an einem festen Platz ab, z.B. dem Schlüsselkasten. Damit jeder weiß, wo er was findet, empfiehlt es sich, die Schränke und Schubladen im Labor zu beschriften. So haben auch neue Mitarbeiter eine gute Chance, sich schnell und effektiv im neuen Arbeitsumfeld zu Recht zu finden. Am besten ist, wenn die Beschriftung dann auch noch einheitlich ist.

Auch werden einige Mess- oder Glasgeräte möglicherweise nicht täglich benutzt. Diese Geräte sollte man, wenn möglich, aus dem Labor auslagern. Der essentielle Vorteil ist die Platzgewinnung. Das Labor wirkt aufgeräumter und sieht einfach ordentlicher aus.

Reinigungspläne und die Festlegung von Gerätezuständigkeiten sollen helfen, das Labor und den eigenen Arbeitsplatz sauber zu halten. Gerade in pharmazeutischen Qualitätslaboratorien ist Sauberkeit – speziell in mikrobiologischen Prüflaboratorien – extrem wichtig, um Analysenergebnisse nicht durch Dreck und Verunreinigungen zu verfälschen. Außerdem können Fehler und Abweichungen bei der Reinigung schneller erkannt werden. Ein Blick auf das Überprüft-Etikett eines Analysengerätes bei der Reinigung garantiert überdies, dass Wartungs-, Kalibrier- und Qualifizierungsintervalle eingehalten werden.

Die Standardisierung der Prozesse, beispielsweise durch die Nutzung von Reinigungsplänen, soll die Nachhaltigkeit dieser Maßnahmen gewährleisten. Viele Unternehmen führen daher in regelmäßigen Abständen 5-S Audits durch. Hierbei geht es darum, den Ist-Zustand zu dokumentieren, Erfolge zu visualisieren und Verbesserungspotenzial aufzuzeigen. Übrigens: 5-S lässt sich auch in Büros umsetzen. Geht der Vorgesetzte mit gutem Beispiel voran, steigert dies gewiss die Motivation der Mitarbeitenden. Zur Visualisierung solcher Erfolge gibt es die Möglichkeit der Fotodokumentation, indem der Laborschrank vor einer Aufräumaktion und danach fotografiert wird.

Klingt nach mächtig viel Aufwand. Lohnt sich das überhaupt? Ordnung schaffen ist immer mit einem großen Aufwand verbunden. Ordnung halten dagegen erfordert nur einige wenige Minuten am Tag. Ein aufgeräumtes Labor verbessert den Gesamteindruck des Labors, was gerade bei einem Audit sicherlich wünschenswert ist. Dadurch, dass nur die Arbeitsmittel am Platz/Labor sind, die wirklich täglich oder zumindest sehr häufig gebraucht werden, verliert man keine Zeit mit nervigem Suchen. Arbeitsabläufe werden flüssiger und die Effizienz steigt.

Wie groß der Aufwand sein soll, den man für sinnvoll erachtet, liegt letzten Endes bei den Vorgesetzten. Die Zeit, die man zunächst investieren muss, um einen akzeptablen Status Quo zu erreichen ist mit Sicherheit sinnvoll investiert. Ob man dabei, wie in einigen Unternehmen praktiziert, wirklich alles beschriftet und sogar dem Mülleimer einen definierten Platz zuweist, indem man auf dem Boden eben diesen durch Klebeband abklebt, bleibt kritisch zu betrachten. Über alle Ordnung sollte man nicht den Blick für das Wesentliche verlieren: Arbeitsabläufe verbessern/vereinfachen und somit positiv zur Effizienzsteigerung beitragen.

Lassen Sie mich zum Schluss den deutschen Schriftsteller Heinrich Böll (*1917-†1985) zitieren: „Ordnung ist das halbe Leben – woraus mag die andere Hälfte bestehen?“
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