Mehr als 70 % aller medizinischen Entscheidungen beruhen auf Diagnoseergebnissen. Während medizinische Labore heute weitgehend digitalisiert sind, hat sich in der Präanalytik in den letzten 30 Jahren nicht viel verändert. Sie bleibt noch eine Blackbox und ist gleichzeitig die häufigste Quelle für Fehler (Erfahrungswerte zeigten mehr als 60 %) in der Diagnostik. Fehlerhafte Proben verursachen Kosten – vor allem im Labor, das durch den sich weiter fortsetzenden Fachkräftemangel ohnehin unter Kostendruck steht, auf Personalengpässe reagieren und bestehende Ressourcen maximal effizient einsetzen muss. Dabei haben Labore heute zusätzlich mit einem erhöhten Probenaufkommen zu kämpfen – so müssen im Durchschnitt rund 4 500 Proben in einer Schicht vom Personal sortiert werden.

Probenfehler in der Präanalytik

Die Anzahl möglicher Fehler bei im Labor ankommenden Proben ist hoch, die entsprechenden Fehlerquellen ausfindig zu machen, schwierig. Zu den gängigsten Fehlern zählen ein falsch befülltes Röhrchen, Fehler bei der Identifizierung des/der Patienten/in, die Verwendung ungeeigneter Behälter, Fehler beim Anforderungsverfahren, leere Probenröhrchen oder gänzlich fehlende Röhrchen, also keine Probe. Je nach Sensibilität der zu verarbeitenden Proben muss vor der Weiterverarbeitung und anschließenden Diagnostik zudem sichergestellt werden, dass die Proben entsprechende Qualitätskriterien erfüllen wie die generelle Haltbarkeit oder die Temperatur. Auch verunreinigte oder beschädigte Proben müssen rechtzeitig als solche identifiziert werden.

Die Qualität der Proben ist maßgebend für korrekte Testergebnisse und damit nicht zuletzt die Sicherheit der Patienten. Im gesamten Prozess muss daher angefangen von der Probennahme, Vorbereitung und Transport jeder Probe bis zum Eintreffen und Sortieren im Diagnostiklabor, also die gesamte Probenlogistik mit allen Informationen transparent, dokumentiert und nachverfolgbar sein.

Zudem sollten manuell aufwändige Prozesse wie das händische Sortieren der Proben hinterfragt und optimiert werden. Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert einerseits eine Offenheit für Technologie, andererseits eine ganzheitliche Betrachtung des Probenzyklus und der Verbindungen zwischen Ärzten, Lieferanten und Labormitarbeitenden.

Wie können Labore diesen Fehlerquellen entgegenwirken und zeitgleich den Bearbeitungsprozess der Proben optimieren? Die Antwort: Smartes Datentracking in Kombination mit flexibler Automatisierung. Hierfür haben der Softwareanbieter Smart4Diagnostics (kurz: S4DX genannt) und das Robotik-Unternehmen Robominds einen gemeinsamen Prozess entwickelt. Mit diesem wird zum Einen ein transparenter Trackingprozess der Proben von der Auftragserstellung bis zur Auslieferung im Labor erreicht, zum anderen eine Optimierung des Probenhandlings im Labor. Durch die automatisierte Sortierung der Proben dank smarter Robotik können so Labormitarbeitende entlastet und Personal eingespart werden. Die dafür notwendige Kommunikation mit der Labor-IT sowie der beiden Systeme untereinander ermöglicht die cloudbasierte Konnektivitätsplattform „navify Sample Tracking^®“ von Roche Diagnostics.

Probenfehler systematisch erkennen und beseitigen

Vor der Analyse einer Probe im Labor durchläuft diese vorab bereits verschiedene Stationen, mit denen auch mögliche Fehlerquellen einhergehen: Von der Beauftragung der Probe über Entnahme und Kennzeichnung beim Arzt bis hin zum Transport der Proben ins Labor und zur anschließenden Sortierung. Die Gemeinsamkeit all dieser Stationen: Jede einzelne bringt unterschiedliche Fehlerquellen mit sich, die bei der Labordiagnostik zu Problemen führen. Der End-to-end-Prozess von S4DX und robominds setzt genau hier an und soll Laboren durch rückverfolgbare und aktuelle Informationen eine volle Prozesskontrolle und Effizienzoptimierung ermöglichen.

1. Vor der Probenentnahme

Bereits vor der Probenentnahme ist es für einen fehlerfreien Prozess wichtig, relevante und ausreichende Informationen über den Patienten oder den zu entnehmenden Proben zu erfassen und für weitere im Prozess involvierte Akteure zur Verfügung zu stellen. Hierfür liefert die Online-Anwendung von S4DX eine passende Infrastruktur: So können bereits vor der Proben-Entnahme am Patienten nicht nur die Informationen zum jeweiligen Auftrag, sondern z. B. auch zum Gesundheitszustand des Patienten vom Personal eingegeben werden. Die Verbindung mit dem S4DX-SmartTube-Datalogger – einem speziellen Tracker – ermöglicht bereits ab diesem Schritt die digitale Nachverfolgbarkeit der beauftragten Proben mit all ihren Details.

2. Probenentnahme

Bei der Entnahme wird entweder die S4DX-App auf einem mobilen Gerät oder der S4DX-Browser-Scan zusammen mit einem normalen PC verwendet, um Proben zu registrieren und diese mit dem Patienten und dem Auftrag zu verbinden und abzugleichen. Auf diese Weise werden Patientenfehlzuordnungen (wie z. B. falsches Blut im Röhrchen) auf nahezu Null gesetzt und der individuelle Zustand des Patienten für spätere analytische Tests dokumentiert. Der Zeitpunkt der Probenentnahme wird digital festgehalten und dem durchführenden medizinischen Personal wird eine vollständige Auftragsübersicht zur Verfügung gestellt, damit keine Proben vergessen werden oder verloren gehen.

3. Transport ins Labor

Sind die Proben für die Weiterverarbeitung im Labor vorbereitet, folgt der logistische Prozess: Während des Transports ins Labor steht dem Kurierfahrer eine App (S4DX-Courier) zur Verfügung, die für eine lückenlose Transportüberwachung mit dem Datenlogger „S4DX-SmartTube“ verbunden ist. Dieser Datenlogger wird, wie eine Probe, in jede Transportbox gesetzt und zeichnet während des Transports alle relevanten Daten auf, die für die Qualität der Humanproben relevant sind, wie z. B. die Transporttemperatur, die Transportzeit oder Schockereignisse.

4. Ankunft im Labor

Sobald die Proben im Labor angekommen sind, werden die Daten des Datenloggers mittels einem im Labor installiertem S4DX-Gateway automatisch und drahtlos an die S4DX-Webservices (und bei Bedarf weiter an das Laborinformationssystem) übertragen. „S4DX-Webservices“ ist die Online-Plattform für die Datenaggregation und -übertragung in Echtzeit und stellt hierbei sämtliche Informationen, die in den Schritten 1 – 4 gesammelt wurden, zur Verfügung.