Management

PKO – Partnerschaftliche Kostenoptimierung

Viele Unternehmen führten in den zurückliegenden Jahren in ihrem Einkauf „knallharte“ Kostensenkungs-Programme durch. Deshalb erscheinen die Einsparpotenziale auf den ersten Blick oft ausgereizt. Dies sind sie aber nicht – zumindest dann, wenn die Unternehmen sich gemeinsam mit ihren Lieferanten auf die Suche nach weiteren Einsparpotenzialen begeben.


Tipp 1: Motivieren Sie!

Überlegen Sie sich mit Experten (in Ihrer Organisation), bevor Sie Ihre Lieferanten kontaktieren, erste Wege, wie sie gemeinsam Kosten im Einkauf senken und Einsparungen erzielen könnten. Die Aussicht, gemeinsam die Kosten zu senken und die realisierten Einsparungen zu teilen, sollte außer Ihrer Mannschaft auch Ihre Lieferanten motivieren!.

Tipp 2: Verpflichten Sie alle Beteiligten zur Kostenoptimierung.

Schließen Sie mit Ihren Lieferanten eine schriftliche Übereinkunft im Rahmen eines gemeinsamen Workshops, in dem Sie die „Hebel“, sprich Wege, zum Realisieren von Einsparungen definiert und die möglichen Einsparpotenziale zumindest schätzungsweise quantifiziert haben.

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Tipp 3: Arbeiten Sie interdisziplinär.

Wer schon viele Kosten eingespart hat, muss scharf nach- und querdenken, um weitere Einsparpotenziale zu finden. Am besten gelingt dies unternehmensübergreifend und cross-funktional zusammengesetzten Teams. In ihnen kommen erfahrungsgemäß die unterschiedlichen Aspekte entlang der Supply Chain zur Sprache und auch „heiße Eisen“ werden thematisiert.

Tipp 4: Halten Sie als Beschaffer das PKO-Team beisammen.

Sorgen Sie dafür, dass alle Mitglieder des Teams, seien sie nun aus den Bereichen F&E, Produktion oder Logistik, durchgängig bei der Sache bleiben – also das Thema „Einsparungen im Einkauf“ regelmäßig auf der Agenda der Meetings steht und die Teammitglieder nicht zu häufig wechseln.

Tipp 5: Gewinnen Sie Sponsoren für jeden beteiligten Funktionsbereich.

Die Sponsoren sollten aus der Vorstands- oder Bereichsleiterebene stammen, und die PKO-Teams sollen regelmäßig an sie berichten. Die Sponsoren haben u.a. die Funktion, (Grundsatz-)Entscheidungen zu treffen und mögliche Interessenkonflikte zwischen Personen und Bereichen, die sich beispielsweise aus der Neustrukturierung des Einkaufs ergeben, zu schlichten.

Tipp 6: Wählen Sie geeignete Lieferanten aus, um PKO umzusetzen.

Geben Sie den Lieferanten den Vorzug, die für Sie von strategischer Bedeutung sind – entweder, weil es wenige Alternativen gibt, oder weil sie einen hohen Anteil an Ihrem Beschaffungsvolumen repräsentieren. Erfahrungsgemäß ist das Einsparpotenzial bei komplexen Materialgruppen und bei den Dienstleistungen am größten.

Tipp 7: Verlassen Sie den Pfad klassischer Beschaffungsstrategien.

Vergessen Sie vorübergehend die eher kurzfristig angelegten Volumenkonzentrationen und „Bester Preis-Vergleiche“. Denken Sie mit Ihren Lieferanten über Spezifikations- und Prozessoptimierungen oder ein Restrukturieren ihrer Beziehungen nach.

Tipp 8: Nehmen Sie das Programm- und Projekt-Management ernst.

Einsparideen sind rigoros zu prüfen, und das Umsetzen der vereinbarten Sparmaßnahmen ist genauestens zu überwachen.

Tipp 9: Führen Sie ein Tracking-Tool ein, mit dem Sie die unterschiedlichen Phasen der Kostenoptimierung dokumentieren.

Dieses „Tracking“ sollte von der Ideensammlung und deren Priorisierung, über deren Konkretisierung und endgültige Auswahl bis hin zur Ideenumsetzung und Erfolgskontrolle reichen.

Tipp 10: Gehen Sie die PKO auch wirklich kooperativ an.

Gehen Sie zumindest bei den Lieferanten, die für Ihr Unternehmen eine strategische Bedeutung haben, das gemeinsame Kostenoptimieren wirklich partnerschaftlich an. Beide Seiten müssen letztlich davon profitieren – sonst erlahmt oder fehlt die für die Umsetzung erforderliche Motivation. Bei einer guten Abstimmung gewinnen Sie als Einkäufer und Ihr Lieferant gleichermaßen, und gemeinsam können sie auch in Zukunft Einsparungen im zweistelligen Bereich erzielen.
Dr. Bernhard Höveler

Zum Autor:

Dr. Bernhard Höveler ist geschäftsführender Gesellschafter der HÖVELER HOLZMANN CONSULTING GmbH, Düsseldorf (http://www.hoeveler-holzmann.com). Diese auf das Einkaufsmanagement spezialisierte Unternehmensberatung unterstützt Unternehmen beim Identifizieren und Realisieren von Einsparpotenzialen im Einkauf und beim Schaffen von Strukturen und Abläufen, die ein professionelles Beschaffungsmanagement ermöglichen (E-Mail: bernhard.hoeveler@hoeveler-holzmann.com; Tel. 0211/55789447).

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