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ManagementVerhandeln unter Kollegen

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Nicht nur Einkäufer und Verkäufer verhandeln, auch die anderen Mitarbeiter von Unternehmen. Doch leider merken sie dies meist erst, wenn sie sich bereits in einer Verhandlungssituation befinden. Deshalb stellen sie anschließend oft erschreckt fest: Verflixt, was habe ich mir da wieder eingehandelt.

"Welchen Rabatt erhalte ich, wenn ich die doppelte Menge kaufe?" "Akzeptieren Sie einen späteren Zahlungstermin?" Solche Fragen sind Alltag, wenn sich Einkäufer und Verkäufer gegenüber sitzen. Doch auch die anderen Mitarbeiter von Unternehmen sind oft mit Situationen konfrontiert, in denen unterschiedliche Interessen aufeinander prallen. Zum Beispiel, wenn sie mit ihrem Chef darüber sprechen, ob sie ein höheres Gehalt bekommen. Oder wenn sie mit Kollegen erörtern: Wer macht was bis wann? Oder wenn sie dem IT-Dienstleister ihres Unternehmens darüber parlieren, ob der defekte Drucker heute oder morgen repariert wird.

Wichtige Gespräche sind oft Verhandlungen

In all diesen Situationen befinden sich Mitarbeiter in Verhandlungssituationen. Und sie stehen vor der Herausforderung getreu der Maxime "Was gibst du mir, wenn ich dir?" eine Lösung auszuhandeln, mit der alle Beteiligten leben können.

Immer wenn zwei oder mehr Personen darüber sprechen, wie sie ihre teils gegensätzlichen Interessen unter einen Hut bringen können, wird verhandelt. Dabei ist es sekundär, ob die Beteiligten in einer Chef-Mitarbeiter-, Kunden-Lieferanten- oder Liebesbeziehung zueinander stehen. In einer zielorientiert geführten Verhandlung lassen sich stets vier Phasen unterscheiden: Die Vorbereitungs-, die Diskussions-, die Vorschlags- und die Abmachungsphase.

Die vier Phasen einer Verhandlung

Vorbereitungsphase: Hier wird der Grundstein für ein erfolgreiches Verhandeln gelegt. Trotzdem nehmen sich viele Verhandler für die Vorbereitung zu wenig Zeit. Sie verfahren nach der Devise: "Ich höre mir erst mal an, was die andere Seite sagt." Entsprechend leicht werden sie vom Gegenüber über den Tisch gezogen. Deshalb sollten Sie vor jeder Verhandlung (schriftlich) fixieren:

- Um welche Inhalte geht es in dem Gespräch?

- Welche Interessen/Wünsche habe ich bezogen auf die einzelnen Verhandlungsgegenstände?

- Was ist meine Ausgangsposition?

- Welche Ziele sind für mich unabdingbar? Und:

- Wann breche ich (sofern möglich) die Verhandlung ab?

Diskussionsphase: Hier beschnuppern sich die Partner. Sie versuchen durch ein wechselseitiges Frage- und Antwortspiel auszuloten, welche Interessen die jeweils andere Seite hat. Außerdem: Wie groß sind ihre Verhandlungsspielräume und was ist ihr besonders wichtig?

Haben die Partner dies ermittelt, beginnt die zweite Stufe der Diskussionsphase. Nun gilt es, Signale für die eigene Verhandlungsbereitschaft auszusenden und die eigenen Antennen auszufahren für die Signale des Partners. Signale sind zum Beispiel Sätze wie "Eigentlich gehört dies nicht zu meinen Aufgaben" (aber unter gewissen Umständen wäre ich bereit, ...). Oder: "Ich kann Ihren Vorschlag so nicht akzeptieren" (... aber vielleicht, wenn Sie ihn leicht abwandeln).

Angebote an Bedingungen knüpfen

Nachdem die Partner sich wechselseitig ihre Verhandlungsbereitschaft signalisiert haben, beginnt die Vorschlagsphase.

Vorschlagsphase: Nun unterbreiten sich die Partner Vorschläge. Ein Vorschlag besteht stets aus zwei Elementen: Einer Bedingung und einem Angebot. Zum Beispiel: "Wenn Sie die Ersatzteile besorgen, kann ich den Drucker eventuell morgen reparieren." Oder: "Wenn Sie meiner Gehaltsvorstellung entgegen kämen, würde ich noch die Aufgabe übernehmen, ....".

Beim Formulieren der Vorschläge gilt: Unterbreiten Sie nie sogleich Ihr Maximalangebot. Denn dann haben Sie kein Ass zum Pokern mehr im Ärmel. Außerdem: Erklären Sie Ihren Vorschlag nicht lang und breit. Denn nun ist erst mal Ihr Gegenüber an der Reihe. Er muss darauf reagieren - zum Beispiel, indem er sich nach den genauen Bedingungen erkundigt, Ihnen seine Bedenken erläutert oder Ihnen einen Gegenvorschlag unterbreitet. Debattieren Sie über die Vorschläge und Bedingungen bis sich eine mögliche Einigung abzeichnet. Dann beginnt die letzte Phase.

Abmachungsphase: Hier gilt es, eine Vereinbarung zu erzielen. Hierfür müssen zunächst für die einzelnen Verhandlungsgegenstände Teilübereinkünfte erzielt werden. Dabei sollten Sie kein Zugeständnis ohne Gegenleistung machen. Außerdem sollte stets deutlich sein: Alle Verhandlungsgegenstände sind miteinander verknüpft; nichts ist vereinbart, solange nicht alles vereinbart ist.

Die Ergebnisse schriftlich fixieren

Das ist wichtig! Denn (unfaire) Verhandlungspartner versuchen oft, Teilübereinkünfte, die ihnen entgegenkommen, bereits als bindend zu erklären, wenn andere Verhandlungsgegenstände noch offen sind. Eine typische Formulierung, an der Sie unfaire Verhandlungspartner erkennen, ist: "Aber wir waren uns doch einig, dass ...". Deshalb ist es wichtig festzuhalten: Kein Zugeständnis ohne Gegenleistung. Ist die letzte Hürde überwunden, gilt es, das Vereinbarte festzuhalten ¿ schriftlich und in allen Einzelheiten. Das geschieht oft nicht. Die Folge: Eine Teilvereinbarung gerät in "Vergessenheit", und der Streit über die getroffene Vereinbarung beziehungsweise deren Auslegung beginnt.

Hans-Jörg Schumacher

Zum Autor: Hans-Jörg Schumacher arbeitet als Managementberater und -trainer für die Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner, Bruchsal. Kontakt: (E-Mail: hansjoerg.schumacher@kraus-und-partner.de, Tel: 07251/989034, Internet: http://www.kraus-und-partner.de).

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