"Nur wer schreibt, der bleibt" - Fünf "goldene Regeln" für gute Projektverträge und erfolgreiche Nachforderungen

Das Projektgeschäft unterliegt zunehmend hartem Kostendruck und Wettbewerb. Wer für Kunden beispielsweise Software entwickelt, Industrieanlagen baut oder Produktionsmaschinen konstruiert, muss solche Projekte scharf kalkulieren - und bei Konflikten seine Forderungen durchsetzen können. Deshalb mahnen Experten an, Verträge "wasserdicht" aufzusetzen; dem Vertragsmanagement komme immer größere Bedeutung zu. Ähnliches gilt für das sogenannte "Claimmanagement", auch Nachforderungsmanagement genannt. "Unternehmen sollten sich gut vorbereiten, ihre berechtigten Ansprüche aus Projekten geltend zu machen und Nachforderungen durchzusetzen", empfiehlt Alexander H. Kogler, Managing Partner der Unternehmensberatung next level consulting. In den USA und in Großbritannien gehören Vertrags- und Claimmanagement längst zum "normalen" Projektgeschäft. "In den deutschsprachigen Ländern wird man auf dieses Thema derzeit aufmerksam", erklärt Kogler.

Auf diese Punkte sollten Unternehmen bei Projekten achten:

- Verträge so präzise wie möglich gestalten:

Dies gilt vor allem für die technische Spezifikation. Je exakter der Vertrag ist, desto weniger "Grauzonen" und Keime für Streitigkeiten bietet er während der Umsetzung. Gleichwohl es keinen "perfekten" Vertrag und keine "perfekte" technische Beschreibung gibt, sollten sich Unternehmen und ihre Projektteams so weit wie möglich diesem Ideal nähern.

- Vorgänge sorgfältig und lückenlos dokumentieren:

Eine typische Falle bilden Änderungen "auf Zuruf", an die sich nach einem halben Jahr niemand mehr erinnern kann. Die Folge: Es fehlen Unterlagen und Nachweise. Die Unternehmen bleiben auf den Änderungskosten sitzen. Profis setzen auf klar definierte Änderungsprozesse und lückenlose Dokumentation der Änderungen ¿ nach dem Grundsatz "Wer schreibt, der bleibt!".

- Die Kultur des Vertragspartners beachten:

Claimmanagement hat viel mit Fingerspitzengefühl und Diplomatie bei Verhandlungen zu tun, also mit sozialer Kompetenz und Gespür für Situationen. Dies gilt insbesondere für den Umgang mit anderen Kulturen. Verhandlungspartner aus Europa werden beispielsweise mit chinesischen Kunden auf andere Weise über ihre Claims sprechen müssen als mit amerikanischen.

- Den Wissenstransfer im Unternehmen strukturiert fördern:

In vielen Unternehmen wiederholen sich typische Fehler beim Vertrags- und Claimmanagement. Erfahrung und Wissen aus zurückliegenden Projekten wird kaum für die neuen Vorhaben genutzt. So fordern Experten, dass Unternehmen solche Erfahrungen sammeln und aufbereiten. Auch innerhalb einzelner Projekte können bereits gemachte Erfahrungen genutzt werden, etwa durch interne Feedback-Prozesse.

- Achillesferse "Übergabeprozess" beachten:

Besonders fehleranfällig ist der "Übergabeprozess" zwischen Vertrieb und Projektabwicklung. Denn mit dem Projektauftrag reicht der Vertrieb auch den Vertrag und das Claimmanagement an die Ausführenden weiter. Deshalb fordern Fachleute eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Projektabwicklung. Im Idealfall ist beispielsweise der Projektmanager bereits in die Akquise und die Vertragsverhandlungen eingebunden.

Über next level consulting:

next level consulting (Wien) bietet Beratungsdienstleistungen für Projekt- und Prozessmanagement sowie für die Entwicklung von projekt- und prozessorientierten Organisationen. Seit Gründung im Jahr 2000 trainierte next level mehr als 45000 Projektmanager und betreute weltweit rund 1000 Kunden sowie 1500 Projekte. Mit rund 100 Beratern ist das Unternehmen vorwiegend tätig in der IT und Telekommunikation, im Anlagenbau, in der Pharmabranche sowie in den Bereichen Produktion & Fertigung, Dienstleistung, Banken, Versicherungen und Non Profit Organisationen. Niederlassungen in Deutschland (Bonn), in der Schweiz (Zürich), Büros in der Slowakei (Bratislava) und in Kroatien (Zagreb). Weitere Informationen finden Sie unter www.nextlevelconsulting.eu.