Als "Lean LAB"-Gruppe haben wir, sechs Studenten und Studentinnen, uns im Rahmen der Lehrveranstaltung "Projektmanagement und Forschung" mit dem Lager- und Reagenzienmanagement im Studiengang Biomedizinische Analytik der FH Salzburg am Standort der Salzburger Landeskliniken auseinandergesetzt. Das Hauptziel war die Digitalisierung des Chemikalienlagers. Dies inkludierte alle Chemikalien, auch die unter Sicherheitsstandards versperrt gelagerte Reagenzien und Gifte. Das Nebenziel war die Digitalisierung des Verbrauchsmaterials, eine breite Palette an Produkten. Das Erfassen des Bestandes, inklusive Ablaufdaten und Umstrukturierung der Lager, wurde in diesem Projekt erfolgreich durchgeführt.

Inventur im Materiallager: Alle Verbrauchsmaterialien mussten gezählt und im System erfasst werden. © FH Salzburg

Während die Aktualisierung und Inventur des Verbrauchsmateriallagers innerhalb von einigen Stunden abgeschlossen war, nahm die Inventur des Chemikalienlagers wesentlich mehr Zeit in Anspruch, da mehr Informationen, wie Lagerbedingungen und die Sichtung der Sicherheitsdatenblätter, nötig waren. Eine lange Liste an verschiedenen Produkten entstand, die in das System übertragen wurde. Eine Hürde hierbei war die Digitalisierung der einzelnen Produkte. Da mit jeder Chemikalie und jedem Verbrauchsmaterial andere wichtige Informationen verbunden sind, war es nicht möglich, eine einmalige, einheitliche Übertragung der Excel-Tabelle in die Software durchzuführen. Somit mussten alle Produkte händisch in das System überführt werden. Damit die Digitalisierung einheitlich verläuft, war es wichtig, sich auf die Eigenschaften, welche im System hinterlegt werden sollten, in der Gruppe zu einigen und festzulegen. Schließlich wurden 197 Items für das Chemikalienlager und 119 Items für das Verbrauchsmateriallager hinterlegt.

Der Prozess rund um die Etikettierung war zeitintensiv. © FH Salzburg

Einer der letzten Schritte des Projekts war die Etikettierung der eingetragenen Produkte. Auch hier teilte sich das Team wieder in zwei Gruppen auf und begab sich erneut in die Lagerräume. Eine Person war für den Ausdruck der Etiketten verantwortlich, wodurch eine Verwechslung der Etiketten der verschiedenen Lagerräume vermieden wurde. Mit der Etikettierung der einzelnen Artikel im Lager wurden auch Fotos der Reagenzien und Verbrauchsmaterialien und der jeweils endgültige Lagerort im Fluics-Programm eingefügt. Bei den Reagenzien wurde ein chaotisches Lagersystem angewendet, was bedeutet, dass jedes einzelne Behältnis etikettiert werden musste. Die Lagerplatzwahl im Chemikalienlager erfolgte nach den bestimmten Produkteigenschaften, so wurden z. B. Säuren, Basen, Gifte im Sicherheitsschrank platziert. Zur leichteren Orientierung im Chemikalienraum wurden die Schränke farblich gekennzeichnet und zur schnelleren und einfacheren Erkennung außerdem Fotos der Gefäße bzw. Reagenzienbehältnisse in der Fluics-App hinterlegt. Im Verbrauchsmateriallager wurde ein Festplatzsystem angewendet, da sich hier eine kleinere Produktbreite mit einer großen, aber jedoch sich häufig ändernden Anzahl an Produkten befindet. Das bedeutet, es wurden nicht die einzelnen Behälter, sondern die Lagerplätze der Materialien im Regal etikettiert. Zu beachten war dabei, dass die Bestände im Verbrauchsmaterialienlager vor Ort zu ändern waren, damit eine korrekte Weiterführung der Bestände garantiert werden konnte.

Projektabschluss

Mit der erfolgreichen Etablierung des digitalen Chemikalienmanagementsystems von Fluics wurde das Ziel "Digitalisierung der Lager" erreicht. So können auch zukünftige Studenten und Studentinnen und Mitarbeitende der FH am Campus Salzburg Reagenzien und andere Chemikalien sowie Verbrauchsmaterialien in den Lagern anhand der zugeteilten Lagerorte inkl. Fotodokumentation einfacher und schneller finden. Eine Ordnung der Lagerräume ist somit gesichert. Die eingetragenen Informationen und Eigenschaften wie Füllmenge, Stückzahl, hinterlegte SAP- oder Bestellnummern erleichtern und ermöglichen eine ortsunabhängige und zentrale Bestandsüberprüfung sowie Bestellungen auf allen digitalen Endgeräten wie Mobiltelefonen, Tablets und PCs. Für die Zukunft ist vom Unternehmen Fluics eine automatische Bestellbenachrichtigung, für den Fall, dass Mindestbestände erreicht werden, geplant. Insgesamt steigert diese Digitalisierungslösung die Effizienz und führt somit zu einer deutlichen Zeitersparnis.

Geschafft! Das Team ist stolz auf die geleistete Arbeit und freut sich über das digitalisierte Lager. Die Studierenden der biomedizinischen Analytik haben nicht nur zu Lagerhaltung, sondern auch über Projektmanagement, Zeitmanagement und erfolgreiches Arbeiten im Team gelernt. © FH Salzburg

Des weiteren erhoffen wir uns durch das Feature "Restvolumen" auch einen besseren Umgang mit bereits angebrochenen Reagenzien/Chemikalien und eine Einsparung von Chemikalien. Dadurch fördern wir unsere "good laboratory practice" und machen einen Schritt in Richtung Nachhaltigkeit. Ein weiterer Aspekt ist, dass die Implementierung von Bildern der gelagerten Chemikalien neuen Studenten und Studentinnen hilft, die verschiedenen Chemikalien "kennenzulernen". Und wir erhoffen uns für zukünftige Studierende, aber auch für alle am Studiengang Beteiligten, ein besseres und bewussteres Umgehen mit Chemikalien.

Zudem wurden auch eine SOP (Standard Operating Procedure) zur Anwendung des Systems und ein Projekthandbuch, welches wichtige Eckdaten wie Projektstart, Ziele oder Kosten zusammenfasst, erstellt. Und auf einer eigens zum Projekt erstellten Webseite wurden die Fortschritte und Ziele des Projekts zeigt.

Herausforderungen und Projekterfahrung

Während des Projekts mussten wir diverse Hürden und Herausforderungen meistern, eine davon war, die Auswahl der Lagersysteme am Markt zu treffen und die verschiedenen Kriterien von Projektbudget bis (Wunsch-)Anforderungen an das Lagersystem abzuwägen. Auch der Arbeitsaufwand für die Inventur und für die Etikettierung wurde von uns unterschätzt. Trotz des engen Zeitrahmens konnte das Projekt innerhalb der vorgeschriebenen Zeit abgeschlossen werden. Anhand dieser Situationen lernten wir mehr über den professionellen Umgang mit verschiedenen Anbietern bzw. den Kontaktpersonen, lösungsorientiertes Arbeiten, gutes Zeitmanagement, und nicht zuletzt über Lagerhaltung und den korrekten Umgang mit Chemikalien und Gefahrstoffen. Dieses Projekt war förderlich für unser Teamwork, und wir erkannten die Wichtigkeit der Entscheidungsfähigkeit für bedeutende Projekte der Zukunft.

AUTOREN
Amra Julardzija, Sandra Maiburger, Simona Khokhlov, Raya Zhivkova Tacheva, Melanie Dallinger, Maria Schöffegger (Projektteam)
Dipl.-Ing. Caroline Roth, BSc, Roland Joachimbauer, MSc (Projektcoaches)
Fachhochschule Salzburg GmbH, A-Salzburg
[email protected]
www.fh-salzburg.ac.at