Erfahrungsbericht aus Anwendersicht

Implementierung eines LIMS

Die Einführung eines LIMS stellt oft eine große Herausforderung für kleinere Labore dar. Was bei den Anbietern stets einfach und schnell klingt, kann jedoch schnell zum Hemmschuh werden. Oft sind es neben den Kosten vor allem die personellen Anstrengungen, die neben den Veränderungsprozessen ein Hindernis bei der Einführung eines solchen Systems darstellen. Bei der Wartig Nord Analytik GmbH (WNA) hat der gesamte Prozess von Planung bis Echtbetrieb etwa zwei Jahre in Anspruch genommen.
© Schimpf/Wartig Nord Analytik

„Das haben wir schon immer so gemacht“ – Worte, die in grundlegenden Veränderungsprozessen früher oder später immer irgendwann fallen. Haben IT-Projekte in der Regel ohnehin ihre ganz eigenen Herausforderungen, so ist die Einführung eines LIMS in einem etablierten, kleinen Labor eine besondere Herausforderung. Das Budget ist meist klein, man möchte keine unnötigen finanziellen und organisatorischen Risiken eingehen und zumeist hat man keinen Experten in den eigenen Reihen, der ein solches Projekt schon einmal realisiert hat. Und so schiebt man eine wichtige und gute Entscheidung oftmals lange vor sich her oder findet gar Argumente, um die Einführung eines LIMS gar nicht erst anzustoßen. Jedoch sind die Laborarbeiten heutzutage ohne eine gewisse Automatisierung der Prozesse nicht mehr wirtschaftlich. Einerseits, da manuelle Arbeiten wie die Dateneingabe, das Erstellen von Prüfberichten oder aber auch banale Dinge wie das Versenden von Rechnungen einen schnell die Kapazitätsgrenzen erreichen lassen. Andererseits, weil der Dokumentationsdruck z. B. durch eine Akkreditierung hoch ist und eine dezentrale Datenhaltung in diesem Falle oftmals für Abweichungen sorgt. Ein wesentlicher Aspekt für die Arbeit mit einem LIMS ist jedoch die Datenbeschaffung, -haltung und -auswertung. Bei fast jedem Arbeitsschritt fallen im Labor Daten an. Diese zu kennen und auswerten zu können, gibt einem Labor entscheidende, positive Impulse für die gesamte Planung und Entwicklung.

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Vom Arbeiten ohne LIMS und Gründe für die Einführung

Bei der Wartig Nord Analytik gab es vor der Einführung eines LIMS zahlreiche Einzelprozesse, die auf unterschiedlicher Software basierten, unterschiedliche Dateien erzeugten und zudem dezentral organisiert wurden. Der gesamte Prozess war gut eingespielt und an vielen Stellen mit funktionellen Lösungen wie bspw. Makrocodes zur teilweisen Automatisierung und Auswertung versehen. Jedoch konnten all die anfallenden Daten nicht ausgewertet und damit nicht gewinnbringend genutzt werden. Sie waren meist nur dazu da, einen einzigen Zweck zu erfüllen, z. B.: das Protokoll abbilden, die Ergebnisse auflisten, die Rechnungspositionen darstellen. Viele Einzellösungen sind in den meisten Fällen deutlich zeitaufwändiger und pflegebedürftiger. Insbesondere, wenn es sich um Eigenkonstruktionen handelt. Das grundlegende Problem an der Arbeit ohne ein LIMS war dementsprechend vielschichtig. Die Daten waren nicht miteinander verknüpft, es bestand ein hoher Zeit- und Personalaufwand und damit verbunden ein hoher Kontrollaufwand. Die dezentrale und zum Teil analoge Archivierung von Dokumenten machten Automatisierungen und anwendungsübergreifende Auswertungen nahezu unmöglich. Letztendlich arbeitete man ineffizient und hatte einen Wissensrückstand trotz großer Datenmengen. Die mit einem LIMS verbundenen Ziele bestanden vor allem in der Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse, einer verbesserten Laborplanung sowie mehr Effizienz und Kapazität, auch um ein angenehmeres und stressfreieres Arbeiten zu ermöglichen (vgl. Bild 2).

Bild 1: Schematische Übersicht über den gesamten Projektablauf der Einführung und Parametrierung des Systems „iLIMS“ bei der Wartig Nord Analytik GmbH. © Wartig Nord Analytik

Die Planungsphase und der Projekt-Kickoff

Die Planung und der Start eines LIMS-Projektes sind wahrscheinlich die wichtigsten Schritte im gesamten Prozess (für den gesamten Prozess siehe Bild 1). An dieser Stelle müssen elementare Dinge abgeklärt werden, die für einen langfristigen Erfolg des Projektes auf allen Ebenen maßgeblich sind. Zu Beginn ist zu klären, was man bereit ist zu investieren. Man sollte sich im Klaren sein, dass IT-Projekte oft doppelt so teuer werden, wie sie anfangs angeboten werden. Anschließend muss man den künftigen Anbieter auswählen. Hierzu ist die Teilnahme an einem LIMS-Forum äußerst empfehlenswert, da man meist direkt mit potenziellen Projektmanagern und -managerinnen ins Gespräch kommt und so schon mal einen persönlichen Eindruck gewinnt. Wichtiger ist an dieser Stelle jedoch, dass der Anbieter zur eigenen Größe passt. Es nützt nichts, wenn man ein LIMS für zehn Personen bei einem großen Digitalkonzern beauftragt, bei der Projektumsetzung jedoch nicht die nötige Priorität genießt, da man keinen großen Umsatz macht. Daneben bietet sich immer eine SWOT-Analyse an. Mit dieser kann man in einem ersten Schritt das Potenzial der einzelnen Lösungen möglicher Anbieter ermitteln und die Chancen und Risiken bewerten. Nach einem umfassenden Auswahlprozess hat sich die WNA schlussendlich für die Einführung von „iLIMS“ vom Unternehmen „INTEGRIS LIMS“ entschieden.

Nach der Entscheidung für einen Anbieter ist der Projekt-Kickoff ein entscheidender Zeitpunkt. Von Seiten des Labors ist es wichtig, hier genau darlegen zu können, was man wie umsetzen möchte. Hat man dies nicht schon bei den ersten Demos getan, so ist eine Laborbegehung zur Besprechung und Planung aller Prozesse wichtig. Nur wenn die Projektleitung genau versteht, wie die Abläufe sind und was gebraucht wird, ist ein effizienter Projektverlauf möglich. Eine engagierte, aber ausdrücklich auf die Bedürfnisse des Kunden ausgerichtete Projektleitung ist von entscheidender Bedeutung. Da es dem Labor unmöglich ist, zu überblicken, was mit dem System machbar ist, muss die Projektleitung die entscheidenden Prozesse und Abläufe erkennen und Lösungen anbieten können. Hierfür sind Vor-Ort-Termine am besten geeignet.

Umsetzungsphase und Parametrierung

Bild 2: Zeiteinsparung bei den wesentlichen Arbeiten bei WNA durch die Einführung eines LIMS. Einige Arbeiten entfielen komplett, einige sind deutlich effizienter geworden. © Wartig Nord Analytik

Mit der Entscheidung für einen Anbieter ist die Kommunikation mit den künftigen Anwendern des LIMS absolut entscheidend. Die Projektleitenden des Labors wissen um die Vorteile des künftigen Systems und welche Änderungen damit einhergehen. Diejenigen jedoch, die es am Ende nutzen müssen, tun das zu diesem Zeitpunkt noch nicht. Zu Beginn sollte daher viel über das neue System und die notwendigen Änderungen gesprochen werden, damit mögliche Kritiker sofort gehört und aktiv in den Prozess eingebunden werden können. So verhindert man die Entwicklung von Widerständen und erhöht die Akzeptanz für das System. Das bekannte „Das-haben-wir-schon-immer-so-gemacht“ wird so schnell entkräftet.

Die Parametrierung des LIMS ist entscheidend für Prüfumfänge, Berichte, statistische Auswertungen, Berechnungen und etwaige Schnittstellen. Aufgrund der Zusammenfassung und Digitalisierung unterschiedlichster Arbeitsprozesse und einzelner Abläufe sind an manchen Stellen spezielle Anpassungen und Programmierungen notwendig. Vor diesem Schritt müssen daher alle Prozesse des Laborbetriebs zerlegt worden sein, um diese im System abbilden zu können. Dazu ist eine intensive Kommunikation mit den Laborant*innen erforderlich. Der Fokus muss auf den täglichen Routinen liegen. Wie schnell lassen sich die Ergebnisse eintragen? Welche Dokumente können automatisch erzeugt werden? Welche Informationen sollen stets sichtbar sein? Welche Datenauswertungen soll es geben? Die Parametrierung ist der entscheidende Schritt vor der Implementierung. Alles was an dieser Stelle nicht gut genug angepasst wird, erzeugt zwangsläufig Unmut oder führt zu zeitaufwändigen Nachbesserungen.

Die Implementierungsphase

Die Implementierung des Systems war die mit Abstand aufwendigste Phase des Projektes. In dieser Phase erfolgte die Festlegung des Usermanagements und Berechtigungskonzeptes sowie alle Aspekte der Qualitätssicherung. Aufwendig waren vor allem die intensiven Mitarbeiterschulungen und die ausgiebigen Systemtests von Kundendaten, Parametern, Prüfumfängen, Berechnungen, Berichten und der vielen Automatisierungen in einem identischen Testsystem – parallel zum Tagesgeschäft. Entscheidend ist in dieser Phase zudem ein gelungenes Changemanagement, um die künftigen Anwender*innen vom System und den damit einhergehenden Veränderungen der gewohnten Arbeitsabläufe zu überzeugen. Die Projektleitung hat in dieser Phase eine besondere Bedeutung, muss sie einem doch durch zahlreiche kleinere und größere Probleme helfen.

Der Echtbetrieb

Der Echtbetrieb zeigt, ob man in den vorangegangenen Phasen gute Arbeit geleistet hat. In unserem Labor konnten wir auf unser internes Gutachterbüro zurückgreifen, um final unter Echtbedingungen zu testen, wie gut das System funktioniert. Eines zeigt sich im Echtbetrieb recht schnell: Die größte Unbekannte ist der Kunde. Sonderwünsche im Bericht, Übersetzungen, Sonderkonditionen – Dinge, die vorher vielleicht anders waren. Nicht alles lässt sich exakt vorhersehen und umsetzen. Zudem ändert sich das Userverhalten mit der Zeit und nicht für alle plötzlich auftretenden Fehler gibt es dann sofort ein Workaround. In vielen Fällen zeigt sich erst jetzt, dass man möglicherweise noch zusätzliche Lizenzen, weitere Module oder Anpassungen benötigt, die letztlich die Projektkosten noch einmal erhöhen können.

Der Mehrwert eines LIMS im laufenden Betrieb

Bild 3: Überblick über den Mehrwert eines LIMS im Hinblick auf die eigenen Erfahrungen nach der Umstellung. © Wartig Nord Analytik

Hat man alle Probleme einmal gelöst und das System am Laufen, so zeigen sich unverzüglich die Vorteile eines LIMS (Bild 3). Zu den wichtigsten gehört vor allem die Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch deutlich vereinfachte Arbeitsprozesse und eine Vielzahl an Automatisierungen, verbunden mit mehr Kapazität und weniger Fehlern. Zudem hat man in einem regulierten Umfeld eine deutlich verbesserte Dokumentation sowie eine exzellente Nachvollziehbarkeit bei Fehlern. Kurzum, die Normforderungen bspw. der DAkkS sind wesentlich einfacher zu erfüllen. Einhergehend mit all den Vereinfachungen und Automatisierungen ist eine große Zeiteinsparung über den gesamten Prozess vom Probeneingang über die Analyse bis hin zur Rechnungserstellung möglich. Im Fall der WNA konnte der zeitliche Arbeitsaufwand im Schnitt um ca. 60 % reduziert werden. Dies macht eine Steigerung des Probendurchsatzes bei gleichzeitiger Kostenreduktion möglich – was sich am Ende auch auf die Umsätze und den Gewinn auswirkt (vgl. dazu Bild 2). Aus Erfahrung zeigt sich, dass auch die Kunden ein solches LIMS zu schätzen wissen, bekommen sie doch bessere Berichte, schnellere Informationen und durch effizientere Planungen auch bessere Lieferzeiten als zuvor. Und allein das ist ein sehr gutes Argument, den Aufwand einer LIMS-Einführung auf sich zu nehmen.

AUTOR
Dr. Stefan Schimpf
Laborleiter / Prokurist
Wartig Nord Analytik GmbH, Hamburg
info@wartig-nord.de
Tel.: 040 88 18 03 11
www.wartig.de/analytik

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