Außer "Hardware-seitigen" qualitätssichernden Maßnahmen sind es "Software-seitige" Funktionalitäten, die zum sicheren Prozessieren rundum die Lagerung von Proben vorhanden sein sollten, so dass eine vollständige, kontrollierte und nachvollziehbare Dokumentation aller Proben und der mit jeder Probe verbundenen Informationen gegeben ist.

Screenshot aus einem Verwaltungssystem, das speziell im Hinblick auf die Probenlagerung entwickelt wurde © MEDEORA

Auch sollte die Dokumentation jeder Probe durch eine elektronische Signatur nach dem 2-Augen-Prinzip unveränderbar abgeschlossen werden, so dass auch eine nachträgliche Manipulation über das Frontend der Software nicht möglich ist. Ein Rollenkonzept sollte zudem die Zugriffsrechte des Benutzers in Abhängigkeit von seinen Befugnissen steuern. Die Aufzeichnung aller Aktivitäten im System mittels Audit Trail ist wesentlich, um jegliche Eintragungen, Änderungen und Prozessschritte bei jeder Probe nachverfolgen zu können.

Schnittstellen/Konnektivität

Wichtig bei einer solchen Lösung sind auch die Möglichkeiten der Konnektivität zwischen dem Lagerungssystem und externen Quellen. Dies können die Integration von Routinedaten sein, Importmöglichkeiten über csv oder andere Quellen, die dann über auch eine Programmierschnittstelle (API) angebunden werden können. Die Verwendung von Standards in der Kommunikation, wie HL7, können gerade bei der Sammlung von medizinischen Daten die Datenverwaltung immens vereinfachen. Einhergehend mit der Probenverwaltung sind Schnittstellen zu Scannern und Barcode-Druckern wichtig.

Webbasiertes Biobanking

Alle diese aufgezeigten "Software-seitigen" Funktionalitäten sind wünschenswert bei der Lagerung einer Probe. Eine Steigerung an Funktionalität darüber hinaus ist es, wenn eine Software auch die Möglichkeit bietet, Proben zu verwalten, die intern oder auch extern – ob an an zwei oder mehreren Orten gelagert werden sollen. Diese Situation ist z. B. dann gegeben, wenn durch die Auslagerung eigener Proben eine ressourcenschonendere Lagerung oder ein Back-up-Lager gewünscht wird. Es also darum geht, durch eine Software zwei (oder mehr) Lagerstrukturen abzubilden (verschiedene Orte, Räume, Kühlschränke, Boxtypen etc.). Auf solche Szenarien spezialisierte Dienstleister für externe Probenlagerung bieten solche Möglichkeiten heutzutage an.

Zusammenfassung

Die sichere Lagerung von Proben, sei es intern oder extern, ist ein zentraler Aspekt für Labore. Neben physischen Sicherheitsmaßnahmen ist hier eine effektive Verwaltung wichtig, die mit einer modernen Probenverwaltungssoftware erfolgen kann. Diese sollte auch Funktionen für die Definition von Lagerbeziehungen und eine anpassbare Dokumentation beinhalten. Besonders wertvoll ist die Möglichkeit des vernetzten Biobankings, das die Verwaltung von Proben an verschiedenen Standorten ermöglicht. Dies bedeutet nicht nur, eine Kontrolle über interne und externe Proben zu behalten, sondern auch Effizienz und Risikominimierung in der Probenlagerung.

AUTOREN
Dr. Norbert Schmeißer
Geschäftsführer MEDEORA GmbH, Köln
Tel.: 0221/170 67 114
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Dr. Soeren Schumacher, M.B.A.
Geschäftsführer Cryondo GmbH, München
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