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Management - Die Crux mit der Turn Around Time

ManagementDie Crux mit der Turn Around Time

Wer kennt es nicht? Fast täglich kommt es zu mehr oder weniger spontanen Terminüberschreitungen in der Probenbearbeitung, weil wieder einmal etwas Unerwartetes dazwischen kommt. Oder weil man vor lauter Bäumen (in Bearbeitung befindlichen Proben) den Wald nicht mehr sieht. Doch liegt es wirklich an der Überlastung des Labors? Oder gibt es nicht selbst gemachte Fallstricke, die einen unweigerlich stolpern lassen?

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Management: Die Crux mit der Turn Around Time

Im Probeneingang stauen sich die Proben. Anhand von Bearbeitungslisten, Arbeitsblättern oder ähnlichen Hilfsmitteln holen sich die Mitarbeiter die Proben, die nach ihrer Meinung aktuell zur Bearbeitung anstehen. Entscheidungsgrundlage ist dabei das definierte Zieldatum und die vom Mitarbeiter meist individuell geschätzte voraussichtliche Bearbeitungszeit. Und hier liegt ein Kardinalfehler im System: Die Proben werden nicht dann bearbeitet, wenn Zeit dafür ist, sondern dann, wenn ihre Zeit gekommen scheint. Damit dann auch meist auf den vorletzten oder letzten Drücker. Jedes unvorhergesehene Ereignis wie Probleme mit dem Equipment, Feiertage oder Personalausfall führt dann automatisch dazu, dass die Probe nicht mehr termingerecht fertig wird.

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Etwa 20...30 % Terminverletzungen sind in den so agierenden Laboren meist die Regel. Und dabei macht die tatsächliche Bearbeitungszeit von <2 h bis zu einigen Tagen in der Regel nur einen Bruchteil des erlaubten Zeitfensters aus. In der allermeisten Zeit stehen die Proben irgendwo zwischengeparkt herum und harren ihrer Bearbeitung. So wird ein Teufelskreis in Gang gesetzt, denn

  • Die überall und ständig präsenten, der Bearbeitung harrenden Proben suggerieren eine permanente Überlastung des Labors. Dieses wird auch subjektiv so von den Mitarbeitern wahrgenommen und empfunden.
  • Hierdurch sinkt die Motivation, da man ja „eh nicht dagegen ankommt“. Erhöhter Krankenstand und Gleichgültigkeit, verbunden mit steigender Fehlerquote, sind die Folgen.
  • Jede Ankündigung von eiligen oder zusätzlichen Proben führt zu einer kollektiven Abwehr, da man ja eh schon am „absaufen“ ist. Manchmal kann man sich des Eindrucks nicht erwehren, dass gewiefte Mitarbeiter ganz bewusst auch diese Schiene fahren.
  • Es kommt das Bedürfnis auf, den Kunden längere Probenbearbeitungszeiten zu vermitteln, um alles in den Griff zu bekommen. Wer sich darauf einlässt, verschärft nur die Probleme.
Management: Die Crux mit der Turn Around Time

Akuter Notfall oder systematisches Problem?
Unbestritten gibt es tatsächlich Laboratorien, die „absaufen“ in Proben. Hier besteht akuter Handlungsbedarf, indem so schnell wie möglich die Bottlenecks identifiziert und beseitigt werden – wie auch immer. Anderenfalls ist das Labor in absehbarer Zeit nicht mehr lieferfähig und „weg vom Fenster“.

Aber woran erkenne ich, ob es sich um einen akuten Notfall handelt oder um ein systematisches Problem? Dafür gibt es einen untrüglichen Indikator: Ist der Bestand an in Bearbeitung befindlichen Proben über einen längeren Zeitraum nahezu konstant, so bedeutet das, dass im Prinzip alle einkommenden Proben auch innerhalb der Turn Around Time (TAT) bearbeitet werden können. Nur wenn es einen kontinuierlichen Zuwachs gäbe, wäre es der schon genannte Notfall. Wenn aber im Prinzip alle eingehenden Proben auch fristgerecht bearbeitet werden könnten, es also keine systematischen Engpässe bei Equipment oder Personal gibt, wie vermeidet man es dann, dass die TAT gerissen wird?

Es ist eigentlich ganz simpel. Die TAT, welche dem Kunden kommuniziert wird, darf nicht die Richtgröße sein für die interne Zielsetzung und Kommunikation innerhalb der Labormannschaft! Durch eine Prozessanalyse erfährt man als Laborleiter relativ schnell die konkreten Gerätelaufzeiten und Mitarbeiterbindungszeiten für jede Art von Proben. Dabei darf man sich auch nicht davon abschrecken lassen, dass angeblich jede Probe etwas Besonderes ist. Wenn diese ermittelten Zeiten, versehen mit einem angemessenen Sicherheitsaufschlag, intern als Soll-Bearbeitungszeit vorgegeben und überwacht werden, hat man bei mehr als 99 % aller Proben keine Zeitüberschreitung der TAT mehr zu befürchten, da in aller Regel genug Luft da ist, um Probleme zu beheben und trotzdem noch termingerecht zu liefern.

Jede Probe wird also wirklich so schnell wie möglich (asap) und nicht mehr so spät wie möglich bearbeitet. Hierin liegt das ganze Geheimnis!

Fazit
In den Laboren, die ihre Bearbeitungsstrategie nach unseren Empfehlungen veränderten, sank die durchschnittliche Verweilzeit der Proben im Labor innerhalb weniger Monate um etwa 50 %. Die Quote der Terminüberschreitungen folgte dem Trend.

Die Mitarbeiterzufriedenheit stieg signifikant an, denn trotz steigenden Probenaufkommens waren die bisher üblichen Probenberge nicht mehr sichtbar. Etliche Mitarbeiter hatten sogar den Eindruck, dass das Probenaufkommen spürbar gesunken wäre. Das ist keine Zauberei, sondern alles nur Psychologie und kompetente Führung.

Ob darüber hinaus Optimierungspoten- ziale zu finden und zu heben sind, ist relativ sicher. Alle Indikatoren sprechen dafür. Ein qualifizierter Laborcheck, so wie wir ihn anbieten, würde hier schnell Klarheit schaffen!


Helmut Martens ist Inhaber und Laborexperte der Unternehmensberatung MartensLabConsult.

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