Qualitäts-Dokumentenmanagementsystem

Weltmarktführer für Küvetten arbeitet mit ConSense

Licht ist ein faszinierendes Phänomen, das sich der Mensch auf vielfältige Weise nutzbar gemacht hat. Eben diese Nutzbarmachung prägt seit 1922 die Geschichte der Firma Hellma. Das in Müllheim bei Freiburg ansässige Unternehmen verfügt über präzises Wissen um die Eigenschaften und Fähigkeiten des Lichts und produziert einzigartige optische Komponenten und Baugruppen, die für die Analytik in Industrie und Forschung eingesetzt werden. Die Entwicklung dieser hochpräzisen Produkte erfolgt in enger Zusammenarbeit mit Forschungsinstituten, Universitäten und wissenschaftlichen Einrichtungen.

Weltweit präsent - und darüber hinaus

Weltmarktführer für Küvetten mit hochmodernen Produktionslinien. (Bild: Hellma Analytics)

Mit seinen Produkten "Made in Germany", z.B. Standard-Küvetten und Küvetten für spezielle Analysegeräte, Optische Tauchsonden, Messzellen für die Zytometrie, Referenzmaterialien fürs Kalibrierlabor, aber auch Spezialanfertigungen für bestimmte Forschungsaufgaben, hat es das Unternehmen aus Baden-Württemberg mit seinen 11 Tochtergesellschaften und über 50 Vertretungen rund um den Globus zum Weltmarktführer gebracht. Produkte aus dem Hause Hellma Analytics für die Branchen Chemie, Pharma, Biotechnologie, Lebensmittel, Gesundheit und Umwelt werden inzwischen nicht nur weltweit eingesetzt, sondern sogar darüber hinaus: In die Schlagzeilen geriet das Unternehmen unter anderem durch seine Spezialanfertigungen für die Internationale Raumstation ISS.

Um stets seiner Zeit voraus zu sein, verfügt das Unternehmen über die eigens eingerichtete Unit Technologie-Management, in der Techniker und Ingenieure an den optischen Glaskomponenten von morgen arbeiten. In enger Zusammenarbeit mit Hochschulen und Instituten werden hier Fertigungsverfahren, neue Technologien und Materialien analysiert und kontinuierlich weiterentwickelt.

Das Unternehmen muss mit seinen Produkten jederzeit höchste Qualität bis ins letzte Detail garantieren. Dafür orientiert es sich an einer Vielzahl offizieller Vorgaben und Normen. Deren Einhaltung wird durch ein systematisches Qualitätsmanagement gewährleistet. Dabei ist unter anderem eine lückenlose Dokumentation und Rückverfolgbarkeit aller Abläufe und Prozesse von größter Bedeutung. Aus diesem Grund entschied sich das Unternehmen am Standort Müllheim für die Einführung eines neuen Qualitäts-Dokumentenmanagements. Denn sich immer schneller ändernde Prozesse erforderten eine hohe Flexibilität beim Erstellen, Ändern und Abbilden von Geschäftsprozessen und in der Dokumentation.

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Wichtigste Anforderung: Wenig Beschäftigung mit dem System

Udo Merz, Leitung Qualitätsmanagement bei Hellma Analytics, stellte die Anforderungen an ein neues Integriertes Managementsystem, bei dem die Einführung eines modernen Dokumentenmanagements nur der erste Schritt sein sollte, für die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens zusammen. Er erläutert: "Unsere zentrale Anforderung lautete: Alle zukünftigen Benutzer sollen deutlich weniger Zeit in administrative Tätigkeiten investieren und sich nicht mit der Bedienung der Software und dem Ausdrucken oder Austausch von Papierdokumenten beschäftigen." Das neue System sollte darüber hinaus die optimale Einbindung sämtlicher bei Hellma Analytics berücksichtigten Normen gewährleisten. Dazu zählen neben der DIN EN ISO 9001 Qualitätsmanagement und der DIN EN ISO 14001 Umweltmanagement auch spezielle Normen, z.B. zur Erstellung von Zeichnungen für optische Elemente und Systeme oder für den Bereich Geometrische Tolerierung. Darüber hinaus war eine schnelle und einfache Aufnahme und Verwaltung externer Dokumente wie technische Dokumentationen - z.B. für die TrayCell Mikro-Messzellen für DNA-Messungen sowie von externen Dokumenten wie Anlagenprüfberichte, Materialzertifikate oder Sicherheitsdatenblätter - gefordert.

Schrittweise Einführung zahlt sich aus

Hellma Analytics fand schließlich in der Software für Qualitäts- und Integriertes Management der ConSense GmbH die bestmögliche Erfüllung der zahlreichen Anforderungen. Das Aachener Unternehmen bietet mit ConSense IMS|QMS|PMS skalierbare Lösungen, die mit den Bedürfnissen ihrer Anwender mitwachsen und durch eine Vielzahl von Modulen erweitert werden können.

Das überzeugte die Verantwortlichen bei Hellma Analytics: Im September 2011 erfolgte die Installation von ConSenses IMS Professional. Im November des Jahres war die Prozessmodellierung fertiggestellt. Alle Unterlagen aus dem alten System, die in Papierform im Original unterschrieben vorlagen, wurden gescannt und archiviert. Die jeweils letzte Dokumentenrevision konnte in wenigen Schritten in ConSense überführt und die Zugriffsrechte individuell angelegt werden. Ganze 2000 Dokumente waren von der Umstellung betroffen.

"Das hört sich erst einmal enorm an. Das Ergebnis macht sich jedoch bereits optisch bemerkbar durch mehrere Meter Schrankfläche, die nicht mehr benötigt werden", lacht der Qualitätsmanager. Im August 2012 fiel der Startschuss für ConSense IMS Professional. Seitdem erfolgt das Bereitstellen, Lenken und Archivieren von Dokumenten bei Hellma Analytics elektronisch. "Das ist jedoch nur ein kleiner Baustein des großen Ganzen. Wir bauen unser neues Managementsystem schrittweise auf. Auf den ersten Blick dauert das etwas länger, denn wir nutzen die Umstellung auch für Optimierungen der Prozesse und der Dokumente. Langfristig zahlt sich das aus", erklärt Merz.

Sorgfältige Prozessmodellierung unerlässlich

Der Qualitätsmanager ist überzeugt: Der Einsatz des Integrierten Managementsystems ConSense IMS hat die im Unternehmen ablaufenden Prozesse noch transparenter und effizienter gemacht. Dies ist vor allem auf die sorgfältige Modellierung und Abbildung der Prozesse, die in Vorbereitung auf die Einführung erfolgte, zurückzuführen. Udo Merz erläutert: "Wir haben früher seitenweise Prozessbeschreibungen verfasst. Doch je komplizierter der einzelne Prozess, desto unübersichtlicher wird irgendwann die Beschreibung." Mit moderner Abbildungssoftware wie ConSense sie bietet, lassen sich Prozesse einfach und transparent darstellen. Das legt Schlüsselprozesse des Unternehmens und Schnittstellen zu anderen Abteilungen offen, verdeutlicht jedem Mitarbeiter, an welchem Punkt eines Prozesses seine Tätigkeit angesiedelt und an welchen Kennzahlen des Unternehmens er beteiligt ist. Damit werden auch Details sichtbar, die zuvor in der umfangreichen Dokumentation untergegangen sind. Dazu erleichtert der modulare Aufbau Änderungen oder Ergänzungen. "Man kann dem bisherigen Prozessen ganz einfach neue Bausteine hinzufügen, wenn sich etwas verändert", freut sich Merz.

Müssen heute z.B. Mitarbeiter, die bei Hellma Analytics mit der Herstellung hochpräziser optischer Komponenten beschäftigt sind, über Veränderungen in ihren Prozessen informiert werden, können alle Neuerungen in den automatisch von ConSense versendeten Dokumenten farbig hervorgehoben werden und lassen sich auf den ersten Blick erfassen. Bei umfangreicheren Änderungen ist es möglich, sich die verschiedenen Revisionen anzeigen zu lassen. Eine Lesebestätigung gewährleistet, dass die Information ihre Empfänger erreicht hat. Damit ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann welche Änderungen zur Kenntnis genommen hat.

Völlig papierlos arbeitet Hellma Analytics allerdings dennoch nicht. "In der Produktion haben noch nicht alle Mitarbeiter Zugang zu einem Computer. Sie erhalten zurzeit Papierausdrucke von ihren Abteilungsleitern", erklärt Merz. Aber hier schwebt ihm bereits eine Lösung vor: "Da ConSense auch die mobile Nutzung anbietet, könnte man den Mitarbeitern über ausliegende Tablet-Computer alle Informationen sowie die notwendigen Arbeitsanweisungen zukommen lassen. Wir haben bereits Vorbereitungen für die mobile Nutzung getroffen, so dass wir in der Zukunft fast papierlos arbeiten können. Es gibt allerdings einige Ausnahmen, z.B. Betriebsanweisungen an kritischen Arbeitsplätzen."

Positives Feedback und Remote-Unterstützung im Alltag

Die Mitarbeiter von Hellma Analytics haben das neue Dokumentenmanagement positiv aufgenommen und sind besonders begeistert von der Suchfunktion, die ihr Tagesgeschäft erleichtert. Dabei empfindet Merz die Möglichkeit, einzelnen Elementen aus den verschiedenen Prozessen Schlagworte zuweisen, als besonders wertvoll. Dies ermöglicht ein schnelles und gezieltes Auffinden und Zusammenstellen von Informationen, z.B. für neue Mitarbeiter.

Udo Merz ist froh, dass sich die Einführung von ConSense IMS nach guter Vorbereitung als unkompliziert erwiesen hat. Wenn er zwischendurch Unterstützung benötigt, nutzt er die vom Softwarehersteller angebotene Remote-Dienstleistung. "Mein direkter Ansprechpartner bei ConSense schaltete sich online zu, konnte genau beobachten, welche Schritte von mir vollzogen wurden und direkt Hilfestellung leisten. So ließen sich vor allem Unsicherheiten in der Anfangszeit schnell beheben", beschreibt Merz begeistert.

Und so zieht er ein positives Fazit der Zusammenarbeit mit ConSense, obwohl Hellma Analytics erst einen kleinen Teil der Möglichkeiten nutzt, die das neue System bietet: "Mit der Einführung eines neuen Integrierten Managementsystems wollten wir die Voraussetzung dafür schaffen, uns den sich laufend ändernden Prozessen im Unternehmen zukünftig noch schneller anpassen zu können. Das haben wir erreicht und wir sind gut vorbereitet auf die externen Audits, die in naher Zukunft anstehen."

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