LABO: Im Zuge verstärkter Digitalisierung streben zahlreiche Labore an, ein LIMS einzuführen und für Prozesse und Dokumentation zu nutzen. Was würden Sie Unternehmen hier raten?
Dr. Krügel: Aus der Erfahrung ist es besonders wichtig, die Einführung eines LIMS sorgfältig zu planen und, unter Berücksichtigung der vorhandenen Ressourcen, gut vorzubereiten. Essenzielle Grundlage aus unserer Sicht ist die Dokumentation der Anforderungen an das LIMS. Im Zuge der Erstellung des Anforderungsprofils führen wir stets eine grundlegende Analyse der Laborprozesse durch. Weiterhin empfehlen wir, die Motivation für die LIMS-Einführung wie zum Beispiel Steigerung von Effizienz und Wertschöpfung oder Datenintegrität bzw. Datenqualität (end-to-end) zu dokumentieren. LIMS ist ein modernes Werkzeug für ein effizientes Labor, und es kommt stark darauf an, wie Unternehmen den Einsatz dieser Systeme neben den anderen erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeitenden für die Wertschöpfung im Labor nutzen. Letztendlich entscheiden genau diese Fähigkeiten einer Organisation, ob das LIMS den gewünschten Effekt zeigen wird. Da die Einführung eines LIMS zu einer starken Veränderung der Laborabläufe insbesondere für jeden einzelnen Mitarbeitenden führt, ist es wichtig, ausreichend Zeit für Kommunikation, Training und individuelle Interaktion einzuplanen.

Was können Sie für Unternehmen tun, die planen, zukünftig ein LIMS zu nutzen?
Wir ermutigen bzw. unterstützen Unternehmen dabei, vor einer LIMS-Einführung die relevanten Prozesse hinsichtlich Leistung und Komplexität zu analysieren und vor der LIMS-Implementierung zu optimieren. Dies verhindert die Digitalisierung veralteter oder ineffizienter Prozesse und ermöglicht es somit, mit Hilfe eines LIMS eine signifikante Verbesserung der Laborprozesse in unterschiedlichen Perspektiven wie Kosten, Durchlaufzeiten, Datenqualität oder auch Automatisierung zu erreichen. Die bei der Prozessanalyse erhobenen Kennzahlen lassen sich ideal dazu verwenden, um z. B. die Leistungsverbesserung durch die Digitalisierung sichtbar zu machen. Häufig verknüpfen wir diese Analyse noch mit unserem Capability Mapping in Sinne einer Standortbestimmung, um den Reifegrad der etablierten Prozesse zu dokumentieren und dadurch die Gesamtleistung des Labors kontinuierlich verbessern zu können.

Welche häufigen Fehler beobachten Sie bzw. haben Sie bei der Analyse von Prozessen in Kundenprojekten bezüglich Digitalisierung und LIMS-Nutzung beobachtet?
Zu den häufigsten Fehlern gehört eine unzureichende Beschreibung der Anforderungen an das LIMS sowie dessen Integration der Systemlandschaft des Unternehmens. Hierbei ist unbedingt darauf zu achten, welche Datenquellen sinnvoll miteinander verknüpft werden können, um Medienbrüche bzw. das Fehlerrisiko zu minimieren. Nachträgliche Anpassungen kosten Zeit und verschieben den Return on Investment (ROI) auf einen späteren Zeitpunkt. Ein ebenso fataler Fehler ist die Digitalisierung von veralteten Prozessen oder zu geringe Standardisierung. Durch diesen Fehler werden analoge veraltete Prozesse zu digitalen Oldtimern für die kommenden Jahre, die sich nur durch zusätzliche Investitionen wieder ausbessern lassen. Eine geringe Standardisierung bzw. die Digitalisierung vieler Prozessvarianten führt zu Komplexität und hohem Pflegeaufwand, der sich auf die Datenqualität auswirkt, zu inkonsistenten Daten führen kann und, im schlechtesten Fall, ein Upgrade auf die nächsthöhere Version des Produktes erschwert bzw. verteuert. Da die Qualität der Daten direkt den Nutzen des Systems beeinflusst, sollte weitgehend auf manuelle Dateneingaben verzichtet werden und möglichst viele Datenquellen direkt an das System angebunden werden. Des Weiteren hat das Management von Stammdaten einen erheblichen Einfluss auf die Qualität der Ergebnisse, d. h., es braucht Regeln, wer Stammdaten pflegt und Anpassungen oder Erweiterungen am System vornimmt. Hier ist es erforderlich, ein sinnvolles Rollen- und Benutzerkonzept frühzeitig aufzustellen, um die gewünschte Funktionalität sowie eine dauerhaft hohe Qualität der Daten zu gewährleisten.

Wenn nun die Analysen in Richtung "Was haben wir für Prozesse, was brauchen wir genau?" erfolgt sind, so spiegelt das ja den Bedarf für die Digitalisierung aktueller Abläufe wider. Schwierig ist es sicher, abzuschätzen, welch möglicher Bedarf sich in der Zukunft ergeben könnte, so dass einerseits kein "überdimensioniertes" System beschafft wird, aber dennoch Möglichkeiten für Änderungen oder Erweiterungen bestehen? Haben Sie hier Tipps zur Herangehensweise?
Die Zukunft ist nicht vorhersehbar, mit sinnvoll formulierten Anforderungen und einem wohlüberlegt ausgewählten System ist das Unternehmen auch auf die Implementierung zukünftiger Prozesse gut vorbereitet. Ein modulares System ermöglicht eine schrittweise Erweiterung der Verwendung und kann nach erfolgreicher Implementierung der Kernfunktionalitäten auf unterstützende Prozesse ausgerollt werden. Diese Anpassungsfähigkeit u. a. über offene Schnittstellen und APIs ist übrigens auch vorteilhaft für Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit, um das System flexibel an sich verändernde Nutzerbedürfnisse, Technologien und Workflows anzupassen. Einige Anbieter haben z. B. bereits KI-Anwendungen zur Unterstützung der Anwender integriert. Da die typische Lebensdauer eines LIMS etwa zehn Jahre beträgt, ist es ebenfalls wichtig, Funktionalität, Leistung und Bedürfnisse der Anwender an das System regelmäßig zu überprüfen und zu verifizieren. Nur so kann diese Investition einschließlich der laufenden Lizenz- und Betriebskosten dauerhaft einen Wert für das Unternehmen liefern. Dies ist auch wichtig, um zu verhindern, dass fehlende Funktionen oder umständliche Workflows doch wieder mittels Excel, Papier oder anderen "Informationssilos" abgebildet werden. In vielen Projekten hat sich gezeigt, dass bereits der Schritt aus den aktuellen Prozessen, im Labor häufig Prozesse "von gestern oder vorgestern", hin zu modernen, digitalisierbaren Prozessen die erste Herausforderung ist, die bei der Einführung eines LIMS zu bewältigen ist. Hier ist es sinnvoll, externe Unterstützung zu suchen, die sachlich und nüchtern die – für die Wertschöpfung – relevanten Prozesse hinterfragt, bevor mit der Implementierung eines LIMS begonnen wird. Mit dem richtigen Format werden auch die davon betroffenen Mitarbeitenden beteiligt, was die Akzeptanz des Systems signifikant erhöht. Planung, gute Vorbereitung und schrittweise Einführung sind wesentliche Faktoren für eine erfolgreiche Implementierung eines LIMS.

Wenn die Entscheidung für ein bestimmtes LIM-System gefallen ist, muss es ja auch implementiert werden. Was könnte hier u. a. falsch gemacht werden oder ggf. besser gemacht werden nach Ihrer Erfahrung aus verschiedenen Kundenprojekten? Was würden Sie hier raten?
Wichtig für eine erfolgreiche Implementierung eines LIMS ist die Einbindung der Nutzer zu einem möglichst frühen Zeitpunkt einschließlich der Beteiligung an einer Entscheidung für ein System. Die klassischen Elemente des Change Managements helfen auch hier, mit den mit dieser Änderung im Labor einhergehenden signifikanten Veränderungen im Arbeitsalltag umzugehen. Es ist wichtig, die bei Einführung eines Systems individuell auftretenden Ängste und Bedürfnisse zu berücksichtigen. Hierfür müssen die Führungskräfte entsprechende Ressourcen einplanen, was deren Arbeitstag zusätzlich belastet, sofern keine temporären zusätzlichen Ressourcen zur Verfügung stehen.

Nutzer einbinden und auch motivieren – das könnte bei den älteren, langjährigen Mitarbeitenden eventuell schwieriger sein als bei jüngeren. Selbst wenn Vorteile eines neuen Systems erkannt werden, so bedeutet es doch eine Änderung etablierter Abläufe – weg von "Routinen", Neues lernen und anwenden.
Langjährige Mitarbeitende mit großer Erfahrung benötigen vielleicht eine etwas intensivere Betreuung. In zurückliegenden Projekten konnten wir durch intensive Beteiligung der Mitarbeitenden und zielführende Kommunikation auch langjährige Mitarbeitende gut in diese Veränderungsprojekte einbinden. Das Investment für eine intensivere Betreuung derartiger Projekte ist zu Beginn etwas höher, doch der Return wird sich, insbesondere in Zeiten von schwierig zu findenden Fachkräften, schnell zeigen.

Vielen Dank für das Interview!

Die Fragen stellte Dr. Barbara Schick.