Management

Projektmanagement: Die Zusammenarbeit von IT- und Fachabteilung verbessern

Bei vielen Projekten werden Ziele nicht erreicht, weil in der Zusammenarbeit zwischen IT-Abteilung und Fachabteilungen regelmäßig Konflikte auftauchen. Zentrale Ursachen hierfür sind eine mangelnde Kommunikation, ein zu geringes Verständnis für die Arbeitssituation des Partners und unklare Absprachen.

"Die Fachabteilungen verlangen dauernd aufwändige Zusatzfunktionen in der Software - und das stets sofort." Solche Klagen hört man oft von IT-Abteilungen von Unternehmen. Zugleich beschweren sich deren Fachbereiche: "Die ITler haben von unserer Arbeit keine Ahnung. Die verstehen nicht, was wir brauchen." In einem Klima wechselseitiger Schuldzuweisungen und Vorurteile ist eine effektive Zusammenarbeit von IT- und Fachabteilungen nur schwer möglich. Entsprechend mau sind oft die Arbeitsergebnisse. Deshalb hier einige Tipps, wie Unternehmen die Voraussetzungen für eine effektive Zusammen- und Projektarbeit schaffen.

Tipp 1: Feste Ansprechpartner benennen

Häufig entstehen Irritationen in Projekten dadurch, dass die Beteiligten nicht wissen: An wen kann ich mich bei Fragen, Problemen oder Wünschen wenden? Deshalb sollte auf beiden Seiten ein fester Ansprechpartner eingerichtet werden. Dieser muss gewisse Anforderungen erfüllen. Er sollte zum Beispiel die Arbeitsabläufe und die Arbeitssituation in der jeweils anderen Abteilung kennen; außerdem sollte er deren Sprache sprechen. Das gilt insbesondere für den Ansprechpartner in der IT-Abteilung, denn diese hat eine Dienstleis-tungsfunktion in der Organisation. Er muss als interner Dienstleister einerseits seinen Kunden das Gefühl "Der versteht mich" und "Dem kann ich mein Anliegen anvertrauen" vermitteln können. Andererseits muss er im Bedarfsfall seinem Gesprächspartner auch nachvollziehbar erläutern können, warum gewisse Wünsche nicht erfüllbar sind. Sonst entsteht beim Gegenüber aus der Fachabteilung schnell der Eindruck: "Die wollen nicht". Dann ist ein Konflikt vorprogrammiert.

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Tipp 2: Keine wichtigen Infos zwischen Tür und Angel

Häufig werden in Unternehmen wichtige Infos eher beiläufig weitergegeben. Hierfür ein Beispiel. Ein Mitarbeiter der Vertriebsabteilung sagt einem Kollegen aus der IT-Abteilung bei einem zufälligen Treffen in der Kantine: "Es wäre übrigens gut, wenn wir aus unserem neuen CRM-System auch die Umsatzpotenziale unserer A-, B- und C-Kunden, selektiert nach Branchen, abrufen könnten. Das würde uns die Vertriebsplanung erleichtern." Dann ist die Gefahr groß, dass die von der IT-Abteilung entwickelte Lösung nicht den Vorstellungen der Fachabteilung entspricht, weil sich die Beteiligten nicht über die konkreten Anforderungen verständigten. Ebenso häufig informieren Mitarbeiter der IT-Abteilung interne Kunden versteckt in einer langen Mail über Probleme. Die Folge: Die internen Kunden sind völlig überrascht, wenn sie bei einem Meeting beispielsweise erfahren, dass die Zeitpläne nicht eingehalten werden. Hierüber sind wiederum die Vertreter des IT-Bereichs überrascht. Denn sie haben den internen Kunden, aus ihrer Warte, "bereits vor Wochen" über die voraussichtlichen Verzögerungen informiert. Für alle bereichsübergreifenden Projekte gilt: Aufträge dürfen nicht zwischen Tür und Angel vergeben und angenommen werden. Dasselbe gilt für Auftragsänderungen.

Tipp 3: Für klare Abläufe und Absprachen sorgen

Damit die Zusammenarbeit gelingt, sind auch klare Prozesse nötig. Das heißt: Es sollte nicht nur geklärt werden, wer wofür zuständig ist. Geklärt werden sollte auch, wie die Aufgaben erledigt werden. Dies ist unter anderem nötig, weil die Mitarbeiter der IT- und der Fachabteilung oft ein verschiedenes Projektverständnis haben. Entsprechend wichtig ist es, sich über das konkrete Vorgehen zu verständigen. Das gelingt den Beteiligten meist am ehesten, wenn sie sich bei der Teamarbeit auf etablierte Vorgehensmodelle wie Scrum oder Prince2 stützen. Denn sie geben den Beteiligten Werkzeuge an die Hand, um sich zum Beispiel darüber zu verständigen: Wie werden die Aufgaben geklärt? Wie werden die Meilensteine in dem Projekt definiert? Wie wird deren Erreichen kontrolliert? Wichtig sind auch regelmäßige Treffen, bei denen sich die Beteiligten über den Projektstand und -verlauf austauschen.

Tipp 4: IT-Tools nutzen

Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung von IT-Tools für die Kommunikation in Projekten. Häufig existieren keine verbindlichen Programme. Die Folge: Jeder Mitarbeiter bastelt sich entweder eine eigene Excel-Lösung zum Planen der Aufgaben oder er nutzt den Outlook-Terminplaner hierfür. Entsprechend schwer und zeitintensiv ist die Koordination, und entsprechend groß ist das Konfliktpotenzial. Bewährt hat es sich, ein gemeinsames Laufwerk oder ein Wiki im Intranet des Unternehmens einzurichten, das eine geordnete Projekt-Dokumentation ermöglicht. Dann wissen alle Beteiligten, wo sie die für sie wichtigen Dokumente finden. Zudem erübrigt sich ein zeitraubendes Hin- und Her-Senden von Dokumenten. Auch ein Ticket-System wirkt sich positiv auf die Zusammenarbeit aus. Denn mit einem solchen automatisierten Mail-System lassen sich viele Knackpunkte in der Kommunikation beseitigen. Hat zum Beispiel ein Projektmitarbeiter aus dem Controlling einen Änderungswunsch, klickt er einfach auf den "Ticket"-Button auf der Arbeitsoberfläche seines PC. In der Maske, die sich dann öffnet, beschreibt er kurz sein Anliegen. Klickt er danach auf den "Versenden"-Button, erhält er Sekunden später eine Empfangsbestätigung wie: "Ihre Anfrage ging bei uns ein. Unsere durchschnittliche Reaktionszeit beträgt momentan zwei Stunden." Dadurch werden Unsicherheiten vermieden wie: "Kam meine Anfrage an?"

Spätestens nach der genannten Zeit sollte die nächste Statusmeldung erfolgen: "Hallo, hier ist Hans Maier. Ich bearbeite Ihr Anliegen. Ich schätze, dies wird ein bis zwei Stunden dauern. Ich melde mich danach." Auch jeder weitere Arbeitsschritt wird transparent über dieses Tool kommuniziert. Erst wenn alles wunschgemäß erleerledigt ist, wird das Ticket "geschlossen", und das entsprechende Icon verschwindet von der Arbeitsoberfläche des PC. Ein solches Ticketsystem ist gerade bei Projekten, bei denen sich viele kleine Änderungen ergeben, ein wertvolles Instrument.

Tipp 5: Die persönliche Kommunikation fördern

Projekte laufen in der Regel umso reibungsloser, je besser die Projektbeteiligten sich persönlich kennen und verstehen. Denn wenn Hans Stapel aus der IT-Abteilung Luise Riegel aus dem Kundenservice-Center kennt und mag, wird er ihr, wenn sie nicht sofort auf ein Anliegen reagiert, nur selten unterstellen: "Die will unsere Arbeit boykottieren." Vielmehr wird er vermutlich denken: "Die hat gewiss gerade viel um die Ohren. Sonst würde sie reagieren." Ähnlich verhält es sich, wenn Luise Riegel mit einer Lösung von Hans Stapel unzufrieden ist. Deshalb ist es keine Verschwendung von Zeit und Geld, wenn die Projektbeteiligten sich zum Beispiel regelmäßig zu einem Projektfrühstück treffen. Oder gerade in der Startphase von Projekten auch mal Kegeln gehen. Solche eher informellen Treffen ersetzen nicht offizielle Meetings oder Team-entwicklungsmaßnahmen, in denen sich die Projektbeteiligten auf Grundregeln der Kommunikation verständigen. Eine solche Regel kann lauten: "Wir rufen uns bei Problemen zunächst an." Eine weitere Grundregel sollte sein: "Wenn etwas nicht klappt, unterstellen wir dem Partner trotzdem eine gute Absicht." Beherzigen alle Beteiligten solche Grundregeln, dann lassen sich viele Irritationen vermeiden und die Qualität der Zusammenarbeit steigt. Daniel Krones

Zum Autor:

Daniel Krones (MBA) leitet den Geschäftsbereich Projektmanagement bei der Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner, Bruchsal (Kontakt: daniel.krones@kraus-und-partner.de; Tel: 07251/989034; Internet: http:www.kraus-und-partner.de).

(MBA) leitet den Geschäftsbereich Projektmanagement bei der Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner, Bruchsal (Kontakt: daniel.krones@kraus-und-partner.de; Tel: 07251/989034; Internet: http://www.kraus-und-partner.de).

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